退職者による｢企業秘密｣漏えいを防ぐ4つの方策 ｢秘密保持契約｣を形骸化させてはいけない

理想としては、他の書類にサインさせるのとは別の機会を設け、退職者に情報管理に関する説明を、時間をかけて行い、退職後の「企業秘密」の取扱いの重要性を認識させてから、その場で、退職後の秘密保持契約を締結させるのが望ましいやり方です。

退職後の秘密保持契約の締結を拒絶された場合は、「会社から退職後の企業秘密の取扱いについて説明を受けました」などと書いた書類にサインさせるのでもかまいません。

②秘密保持契約の内容

退職後の秘密保持契約には、「業務上知った情報」「業務上知り得た情報」のような漠然とした文言だけでなく、「組織図、権限表、従業員の氏名、連絡先などの人事情報」「取引先の社名、担当者名、連絡先、取引内容、取引金額などの取引先情報」など、会社が持ち出されたくない「企業秘密」の内容をできる限り具体的に例示しておくことも必要です。

そうすることで、退職者が「企業秘密」を漏らした後に、「これが企業秘密だとは思わなかった」などと言い逃れすることを防ぐことができます。

また、退職時・退職後に禁止される行為については、「不正取得」「不正開示」「使用」といった抽象的な表現にとどめず、

など、具体的に例示しておくことも重要です。

これも、退職者が「企業秘密」を漏らした後に「これまで禁止されるとは思わなかった」などと言い逃れすることを防ぐためです。

「就業規則」や「社内ルール」を整備する

「企業秘密」を守りたいのであれば、企業は、「企業秘密」の取扱いについて、就業規則や情報取扱い規程などの社内ルールを定める、社内組織・体制を整備するなどして、「組織的に企業秘密を守る」必要があります。そうすることで、退職を意図している者が、退職前に「企業秘密」を不正に入手することを予防するのです。

特に重要なのが、「企業秘密」へのアクセス権限についての日頃の運用です。たとえば、

など、段階を分けた情報管理が可能だと思います。