メールで相手を傷つけてしまう人に不足する言葉 仕事で指摘するときに､どう書くとよいのか

相手
「期日は昨日の午前中でしたよね。
期日をすぎてひと言もないのは、どうかと思います。」

〈悪い〉
自分
「申し訳ございません。
でも、こちらもA案件の業務で手一杯だったんです。」

一応謝ってはいますが、その理由には相手に「察してよ」という期待が込められていて、単なる言い訳に見えます。まずは誠意を尽くして謝り、事情や経緯について言葉を尽くして伝えましょう。

〈よい〉
自分
「申し訳ありませんでした。
A案件の業務に手一杯で、連絡をすっかり失念していました。
今後は、このようなことがないよう気をつけますね！」

謝る、原因を伝える、間違いを繰り返さない意思をきちんと言葉にすることで、相手の納得感も高まるはずです。相手の立場に立って「伝えようとする」ことで「伝わる」のです。

言葉は「冷たい刃」にも「あたたかい衣」にもなる

テキストでのやりとりで傷つくこともあれば、そのひと言に救われることもあります。

言葉の持つ「鋭く冷たい刃」と「包み込むあたたかい衣」の両面性を理解して、意識して言葉を選びましょう。言葉には次のような性質があります。テキストコミュニケーションの前提として、改めて意識しておきたいものです。

発言する前に意識したい言葉の性質

たとえば次のように、テキストで相手を評価したり、反対意見や批判的な見解を伝えたりするケースでは、発言者の表情や声色などがわからない分、悪気はなくても気づかないうちに言葉が「刃」になっていることもあります。

〈悪い〉
いまいちですね。
or
あまりピンときません。

〈よい〉
ひと言で言うと、どんなテーマですか？
or
お客様のターゲットは今のままで合っていますか？
年齢がもう少し上の層ではないですか？