仕事をスムーズに運べる人が「多用する言い方」

「断り方」を間違えると、関係性が悪化する事も

例えば、事務所に電話をかけたときに、「いま担当者が不在ですので後ほどかけ直すように申し伝えます」と言われたとしましょう。この「後ほど」はあなたにとってどのくらいの感覚でしょうか? 私が企業研修の際にこの質問をすると、見事にバラバラの答えが返ってきます。短い人は「5分」「10分」、または「30分」から「数時間」。さらに「その日中」「翌日まで」という人もいて、5分から翌日までとかなり幅がでます。

つまり、「ちょっと」「後ほど」といったあいまい言葉で、相手がこちらの「つもり」をわかってくれると思ったら大間違いなのですね。

ですから、相手に時間をとってもらいたい場合や、返事をお待たせする場合は、「10分ほどお時間ありますか?」「明日のお昼までにお返事します」というように、“具体的に”期限や期日を伝えてください。

また、もしその約束を守れなくなった場合は、“事前に”変更のお詫びとお願いをして約束を破らないことも大事です。

「断り方」を間違えると、相手との関係性が悪化する

何か頼まれたときに、「忙しさ」を理由に断るのはよくあること。「忙しいので」「立て込んでいるので」「バタバタしているので」もよく耳にする言葉です。しかしこの断り文句は、「あなたのための時間はありません」と言っているのと同じで、失礼にあたります。

×よけいなひと言 「今ちょっと忙しいので」 
◎好かれるひと言 「今週は厳しいですが来週でしたら」

失礼にならない方法は、「今週は厳しいですが来週でしたら」と、「いつまでならできるのか」明示すること。断る理由が忙しさではなく、仕事の内容に関する場合は、「その仕事に必要なスキルがまだありません」「業務内容の引き継ぎをしていません」というように、できない理由を、正直に伝えることです。そうすると言われたほうも、別の人に相談するか、できない部分をフォローする手段を検討するなど、対策を考えることができます。

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