あなたのビジネス文章が伝わらない3つの理由

読み手に負担をかけない書き方の法則とは?

テレワークの機会が増える中、読み手に負担をかけないビジネス文章の重要性はこれまで以上に高まっています(写真:metamorworks/PIXTA)

テレワーク(在宅勤務)の広がりを受け、ビジネスシーンで文章(テキスト)によるコミュニケーションが見直されています。

ビジネスのための文章は、小説やエッセイと違い、読み手が情報を受け取るために、仕方なく必要な部分だけを読む文章です。書き手は「読み手に負担をかけない文章」を心がけて書かなければなりません。

そのため、ビジネス文章には「伝達性(内容が効率よく伝わる)」「論理性(内容が論理的に構成されている)」「作業性(文章を速く書ける)」が求められます。そこで拙書『改訂新版 書く技術・伝える技術』より、この条件を満たす「読み手に負担をかけない文章」が書けるようになるためのヒントをご紹介します。

「デキるビジネス文章」7つの法則

「読み手に負担をかけない文章」には、以下の7つの法則があります。

1. 文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く
2. 詳細はパラグラフを使って書く
3. パラグラフの冒頭には要約文を書く
4. 文頭にはすでに述べた情報を書く
5. 並列する情報は同じ構成・同じ表現で書く
6. 1つの文には、1つのポイントだけを書く
7. 無駄なく、簡潔に書く

今回は、この中の3つ(1、5、6)について解説したいと思います。

1. 文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く

文章全体はもちろん、各章・各節でも、冒頭には「大事な情報の概略(総論)」を書くことが重要です。総論のない説明がわかりにくいことは、道順を教わっている状況を思い浮かべれば理解できるのではないでしょうか。

【総論なし例文】
「この道をまっすぐ行って、2つ目の交差点を右に折れ、最初の信号を左に、次の二股を左に〜」
【総論あり例文】
市役所でしたら、こっちのほうに歩いて10分ほどです。交差点を4回曲がります。まずこの道を〜」
次ページ道案内をビジネス文章に置き換えると…
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