あなたのビジネス文章が伝わらない3つの理由 読み手に負担をかけない書き方の法則とは？

悪い例のように等位接続してしまうと、接続された文がすべて等価となってしまい、すべての文がぼけてしまいます。良い例のように1つのポイントだけを見せるから、文のポイントが強調できるのです。また、文が短くなるので、内容を一読で理解しやすくなります。

ただし、前後の文に強い接続関係があって、かつ、全体が短いなら、接続関係を明示したうえで前後の文をつなぎましょう。接続関係を明示すると、文の中に主節と従属節が生まれるので、主節、つまり重要な情報が強調されます。

接続関係を明示するには、等位接続助詞ではなく、接続関係を明示できる接続助詞を使います。例えば、「〜ので」や「〜によって」です。

逆に、接続関係のある短い文を切って羅列するとわかりにくく、幼稚な印象を与えます。また、接続関係があるのにその関係を明示しないと、読み手によっては接続関係を読み間違えるかもしれません。

また、前後の文に強い接続関係があって、かつ、全体が長い場合は、前後で文を2つに切ったうえで、接続語句を付け加えましょう。ここでいう接続語句とは、後ろにどんな内容の文が来るかを予測できる言葉です。例えば、「なぜなら」「したがって」「しかし」「つまり」です。

前後で文をつなげると、長くなるのでわかりにくくなります。接続語句を省略すると、予測ができないのでわかりにくくなるだけではなく、最悪の場合、前後で文の接続関係を読み手が読み間違えてしまう可能性があるからです。

有効な情報を文章で効率よく共有化

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インターネットが普及し、ビジネスの現場は情報であふれるようになりました。電子メールを1日に100通以上受信する管理職の方も珍しくありません。また、ホームページを通じて、世界中の膨大な情報の中から必要な情報を効率よく収集する必要も出てきました。

すべてに目を通せないほど多くの情報におぼれながら、日々の仕事をこなしているのです。テレワークが一般的になってきた中、今後も情報量は増えこそすれ、減ることはないでしょう。

あふれる情報の中から、有効な情報を文章によって効率よく共有化して、初めてビジネスの生産性が高まります。情報伝達の手段である文章の質がビジネスの成否を分けるといっても過言ではありません。ビジネス文書の書き方に悩んだときは、ぜひ参考にしてみてください。