それでも多い！本気で考える会議の｢不要不急｣ リモートワークの今こそ見直したい

テレワーク化を妨げる一因に、対面での「ホウレンソウ」を求める古い体質も挙げられそうです。

しかし、私が考えるに、「相談」以外は対面で行う必要はありません。ここで、「報告」「連絡」「相談」の真の意味と、その活用法について見ていきましょう。

「報告」「連絡」「相談」の真の意味を考えてみる

① 報告

「報告」とは、上司の指示や依頼に対して、部下が自身の見解を交えて“ 経過や結果” を知らせることです。

これによって上司は状況を把握し、次の打ち手を検討・判断できるようになります。また、部下も上司に報告しておくことで、仮に間違った方向に進もうとしているときに、軌道修正を促してもらうことができ、ムダをなくすことができます。

ちなみに私の会社では、社内の報告は対面ではなく、基本的にメールで完結するようにしています。

そして、その人の社内における役割によって、報告を受ける内容は変わってきます。たとえば、経営者である私であれば、「お金や数字に関する重要指標」や「重要課題に関する進捗情報」といったものになります。

ちなみに、営業や制作の細かい進捗情報などは、Ccで流れてくるメールや、共有サーバー上の管理一覧で十分に把握できるため、あえて報告の対象にはしていません。

このように、社員の「報告作業」が過度に膨れ上がらないように配慮しています。

② 連絡

「連絡」は、資料の保存先やイベントの日程など、事実情報のみを上司や仲間に共有することです。そこに、個人的な意見や憶測が含まれていてはいけません。

「連絡」は、「ホウレンソウ」のなかで最も発生頻度が高いため、情報の受け手は、自分にとって必要な情報だけを効率的に取捨選択しなければなりません。

私の会社でも、多くの連絡メールが飛び交いますが、メールの書き方を簡潔にしたり、運用ルールを統一するなど、速やかにネクストアクションにつながるよう工夫しています。