それでも多い！本気で考える会議の｢不要不急｣ リモートワークの今こそ見直したい

そう考えると、「会議があるからリモートワークはムリ」と考えるのではなく、まずは「ムダな会議はないか」を洗い出していくことが先決です。

最初から結論が決まっている、たんに数字の読み合わせだけといった情報共有のための会議はメールや共有サーバーなどほかの手段で共有できないか、どうしも必要な会議であれば、できるだけ短縮したりWeb会議で対応できないかなど、さまざまな角度から検討すべきでしょう。

会議には大きく4つのタイプがある

短時間で効率のいい会議を行うためには、まず会議のタイプを参加者に共有しておく必要があります。

会議のタイプは、おおむね4つ。議論を目的とした「決議会議」と「ブレインストーミング」。情報伝達を目的とした「説明会」と「報告会」です。以下、それぞれの特徴について説明しましょう。

「決議会議」は、参加者の間で十分な議論を行うことによって、その場でなんらかの決定を下すための会議です。ここでは、どういう方針でどんな決定を行うかを明確にしたり、最終決定権を持つ人を必ず参加させる、といったことが大切になってきます。

「ブレインストーミング」は、参加者間で自由にアイデアを出し合うことで連鎖反応を引き起こし、新しい発想を生み出すための会議手法です。

実施の際は「途中で判断したり結論を出したりしない」「自由奔放な考えを歓迎する」「質より量を重視する」「アイデアを結合して発展させる」といった点に注意しながら進めます。

「説明会」は、新人事制度説明会や採用説明会など、説明主体の情報伝達を行う会議です。聴衆にインパクトを与えたり、納得感を引き出す必要があるため、説明の内容にメッセージ性を持たせ、受け手に簡潔でわかりやすく伝えるよう心がけます。

「報告会」は、営業成績や海外視察の報告など、単発的な情報を伝達・共有する会議です。可能なかぎり内容を事前に関係者にメールなどで伝え、会議中はそれに対するQ＆Aに時間を費やすようにすれば、より効率的に進行することができます。

私はこれまで、これらの形式が共有されないまま会議が進行し、参加者が取り残されてしまった場面を散々見てきました。

会議は、タイプによって進行形式をうまく使い分け、さらにそれが参加者間で共有されてはじめて成立するものです。会議の生産性を上げることに注力すれば、コスト効率は断然高まり、チームの成長にも大きく寄与することでしょう。