「テレワーク消極派」の人が最速で追いつくコツ 「いきなり在宅勤務」に戸惑う人に教えたい

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リモートの場合、資料が手元にないと困るケースが多いかと思いますから、必要な資料や書類はデジタル化する必要があります。

「大量の資料を今からデジタル化するのは面倒」と思うかもしれませんが、ペーパーレス化は今、どの企業も進めるべき課題です。紙資料はデジタル情報と比べ、どうしても検索性に限界があります。膨大な紙資料のなかから目的の情報を必死で探す……という時間は大いなるムダです。

また、チームで行う仕事であれば、紙資料のまま保存されていると、情報共有の面でハンディキャップを背負うことになります。例えば、紙の情報をデジタル化しておけば、外出先で急に資料が必要になった場合でも、オンラインを通じて速やかに資料を入手・送付することができ、ビジネスチャンスを逃すことがありません。

ペーパーレス化は単に「コスト削減」のためだけでなく、「情報共有のための環境づくり」のためでもあるのです。ですから、この機会を今の特殊な状況のためだけでなく、紙資料のデジタル化を進めるための1つのきっかけと捉えて取り組むといいのではないかと思います。

デジタル化は、通常スキャナを使います。もし出先でスキャナがなければ、スマホで撮影して自分宛にメールで送信すればOK。また、Googleドライブのようなクラウド型のストレージサービスで同期させる方法もあります。

スキャンしたファイルは、OCR機能(光学文字認識機能)でテキスト検索が可能な状態に変換しておくと便利です。OCR機能は、複合機やスキャンアプリにも搭載されていますし、Adobe Acrobatに標準機能として備わっています。専用ソフトも多数販売されています。

ペーパーレス化のための5つのルール

私の会社では、ペーパーレスが社内で持続定着するよう以下5つのルールを設けています。

(1)必要資料はほぼすべてデジタル化する

基本的に会社の情報資産として残すべき資料は、取扱説明書を除き、ほぼすべてをスキャンしてデジタル化するようにしています。

(2)保存形式がひと目でわかるようにする

デジタル化したファイルには、紙とデジタルどちらで保存しているか、あるいは両方なのかを、ほかの人がひと目でわかるよう、ファイル名の最後に「※紙・デジ保存済」と挿入しておきます。もしくは、同フォルダ内にその旨をファイル名としたメモファイルを保存しておくようにしてもいいでしょう。

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