「テレワーク消極派」の人が最速で追いつくコツ 「いきなり在宅勤務」に戸惑う人に教えたい

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チャットツールとは、別名「インスタントメッセンジャー」とも呼ばれるアプリケーションの総称です。インターネットやLANを介してリアルタイムにコミュニケーションを行うことができるうえ、基本的に無料で使うことができるので、すぐに導入することができます。

やりとりを文字で残しておく

通常は、チャットツールからメッセージが届いたらPC画面上にポップアップが表示され、自分の都合のいいタイミングで、それを開いてメッセージを確認し、簡単なコメントを記載して返信するといった使い方になります。文字でやりとりするという点においてはメールに似ていますが、メールよりもライトに使えるのが特徴です。

代表的なチャットツールは、SlackやChatwork、Skype、Facebook Messenger、LINE WORKSなど。どのツールが圧倒的に優れているというわけではありませんので、職場の環境や目的に合わせてどれか1つを選べばいいでしょう。

また、例えばSkype なら、今の自分の状況に合わせて「オンライン」「離席中」「取り込み中」のいずれかを選択することで、ほかの人に状況を知らせることができるのも利点です。自分の状況をほかの人に知ってもらうことで、お互い相手に配慮したコミュニケーションをとることが可能になります。

私自身もコンサルティング会社に勤務していた頃から使い始め、今では仕事に欠かせないツールの1つになっており、現在は、主に社内外の人との業務連絡や確認などに使っています。

なかでも、業務の遂行に必要な関連URLやファイルパスなどの情報を、相手にサッと送れるのは大変便利で助かっていす。そのおかげで、社内で内線電話を使うことはいっさいなくなりました。

この、“やりとりを文字で残す”ということは非常に重要です。「言った言わない」を防ぐ意味もありますし、後ほどその情報が必要になったときに探すこともできるからです。

ただし、「後ほどその情報が必要になったときに探す」という観点で考えたとき、検索機能の点では、チャットツールよりもメールのほうが優れているといえます。

意思決定や合意の記録など、紙に印刷するほどでもないが念のため証拠として残しておきたいやりとりは、相手に確認メールを送り、メーラー上でいつでも検索できるようにしておくといいでしょう。

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