「メールひとつで嫌われる人」に教えたい視点

「失礼な人」と印象づけるのはこんな一言

メールの書き方や送り方でよくしかられます…(写真:hanack / PIXTA)
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※お悩み相談はこちらのアドレス(onnaーsodan@toyokeizai.co.jp)まで

 

【ご相談】
私は社会人2年目なのですが、メールコミュニケーションのことで悩んでいます。私なりには、先輩や上司、社外の方にも失礼のないような言葉遣いを意識してメールを送っているつもりです。でも、同僚に比べてもかなり頻繁にメールの書き方や送り方でしかられます。
「面識がないのに仕事を依頼するならもっと丁寧に書け」とか「メールより直接言ってもらうほうが良かった」とか、相手を不快にさせてしまうことがあるようです。会社は生産性を上げろと言っていますし、効率的な業務連絡を心掛けているのに、「もっと丁寧に」「失礼だ」とか言われると、「どうすればいいの?」という気持ちになります。かといって、しかられても平気ともなれません。新入社員も配属されてくるので、先輩として恥ずかしくないようにしておきたいです。

言ってもらえるのは、まだマシなほう

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なんだか昭和っぽい会社にお勤めのようですね。懐かしい香りがぷんぷんして、私は個人的には大好きな社風ですが(笑)。文面からははっきりわからないけれど、メールのことなのに対面でしかってくれているのかなと感じました。

返信メールでしかればいいのに、やっぱり直接言ってくれる。「今、送ってくれたメールなんだけど!」とデスクに来てお説教するおばさまの絵が思い浮かんでしまいました。下手したらメールをプリントアウトしていたりしてね。

メールが業務上のメイン・コミュニケーション・ツールになってきたのは、せいぜいここ二十数年くらいじゃないでしょうか。みんなそれを使いこなすまでには、失敗したり得をしたり、実践の中で自分なりのルールやマナーを作ってきたと思いますから、あなたにも少し時間が必要なだけなのでしょう。だから、「しかられる」こと自体あまりへこむ必要はないような気もします。

いちいちしかられるのは、「注意しやすいタイプだから」「よほどひどいから」といったことも考えられますが、注意されたりしかられたりせずに、ずっとひそかに「失礼な人」と思われているより、修正する機会があってよかった!と前向きに考えて、げんなりしすぎないことです。学習して、できるようになればいいだけですから。

とはいえ、私自身も、仕事上のメールのやり取りで、「?」と思ったり、イラッとしたりしたことがこれまでに何度もあります。先日も面識のない方から、こちらの都合も聞かずに、承諾前提の「執筆依頼」と思われるメールを受け取ったことがありましたが、「執筆謝礼は無料です。あしからず」「原稿は〇〇までに、〇〇形式でメールに添付してください」とか、なんだか失礼なメールなんですよ! もちろん、丁寧にお断りしました。

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