「メールひとつで嫌われる人」に教えたい視点

「失礼な人」と印象づけるのはこんな一言

ちなみに私は、メールするときに気をつけていることがあります。

・効率的でなくても、人間関係・信頼関係が出来上がるまでは、相手の状況を問う一文や自分に関する一文など、私の人間性がわかるようなメール文面を書くように努力する
・人間関係・信頼関係ができてきたら、粗くても「すぐ返信」を優先し、どこかでフォローする
・感情的になってメールの文面を書いてしまったときは、そのまま一晩寝かせて朝送るかどうか決める
・言いにくいことやお詫びは、なるだけメールではなく直接伝える
・言いにくいことやお詫びのメールを送るとき、社内外の偉い人にメールを送るときは、テンプレやマナー、敬語に縛られすぎず、自分の言葉で伝えるようにする
・後で誰かに転送されるかもしれないことを前提にし、微妙すぎることは書かない

 

こんなところでしょうか。

「拝受の連絡」はしてあげると親切

そういえば、私の父はかつて、メールすると必ずすぐに「見た」とだけ返信してきました。肝心な部分の返信は遅かったりするのだけど、「着確認」ってヤツが済むと安心して待っていられます。

時々、おじさまのお客様からメールをいただいて返信が遅れたりすると、「読みましたか? 届いていますか?」と電話がかかってきたりすることもありますので、とりあえず「拝受の連絡」を入れるっていうのも大事な掟(おきて)なのかもしれないですね。

また、メール文面を書いているうちに、わかりにくくなってきて、時間ばかりかかるときは、メールを断念して電話してしまうこともあります。途中までのメールを「途中までなんですが」と前置きして書いたままで送っちゃう。「お電話でご相談したほうが早いですよね! 〇時ごろ、お電話してもよいですか?」と入れておけば思考の共有ができることもあります。

電話にタイムリーに出られないことも多いので、メールなら後でまとめて処理できるし、きちんと記録が残って言った言わないも避けられる。やっぱりメールはとても便利なツールです。そして、仕事で使うコミュニケーションツールであるかぎりは、一定のルールやマナーがあるのは当然のことでもあります。私は、それらのルールやマナーは全部、「受け取る相手がどう感じるかが大事」ということにつながっていくように思っているのです。

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