デキる人のメールは、「CC」の使い方が違う

TOとCCの使い分け、知っていますか?

3.返信がほしい場合は明記

CCは情報共有のためのツールです。でも、一口に情報共有といっても、いろいろです。部内のお知らせ、会議内容の共有、こういったCCメールにいちいち返信は不要でしょう。でも、出欠の確認など、必ず返信が欲しいCCもあります。その場合は、これぐらいしつこくしましょう。

件名:【全員・要返信】5月の定例会議の出欠
TO:東洋経済オンライン編集部 高部様
CC:佐藤様、高橋様、渡辺様
※CCの皆様も必ず返信お願いします

 

世の中には、自分ひとり宛てのメール以外は返事をしなくてもいいと思っている人たちが意外と多いようです。だから、ちょっと過剰なぐらいにしつこくしましょう。どうしてメールに返信してくれないのだろう?と考える時間があるのであれば、やり方を変える。

じゃあ、TOに、返信してほしい人のアドレスを全部入れれば?という意見もあるかと思います。でも、それはそれで結局メールが埋もれますよね。しかもメールの主体が誰なのかというところまで埋もれてしまいます。これでは元の木阿弥です。

4.CCだらけのメールはNG

宛先のCCを見て把握できる人数って、どれぐらいでしょうか。メール本文に宛名が明記してあったとしても、それが5人を超えたらもうメールを読んでいる最中からどんどん忘れていくと思います。仮にちゃんと覚えていたとしても、CCに入っている人たちがメールの文面からなにを考えるだろうかという想像を働かせることはできなくなるでしょう。そうなると、もはやCCの域を超えてしまっていると思います。つまり、CCが多すぎるメールはやめましょう。

メーリングリストも人数次第で有効に

また、会社で利用が許されているのであれば、利用すべきなのはメーリングリストです。今さらメーリングリスト?という人もいると思います。しかし、歴史ある仕組みだからこそ運用次第です。ただ、会社によってはメーリングリストそのものを禁止している場合もあるかもしれないので、ここではさらっと運用のコツだけお伝えします。

メーリングリストの場合、メンバーを絞ることで運用がかなりまともになります。経験で言うと、機能しているメーリングリストの人数というのは、大きめの会議の参加人数と同じぐらいです。つまり、10人は超えてもいいかもしれませんが、20人だとさすがに無理という感じです。

最後に。自分がCCに入っているメールに返信をしていいのでしょうか? あなたは必要な人だから、CCに入っているのです。だから、必要に応じて遠慮せずに返信しましょう。その場合、「CCから失礼します」と一文入れると、なお丁寧です。

CCというメールの中でもいちばんベーシックな機能を使うからこそ運用が大事であり、この人からのメールは見るべきメールなのだと認識してもらうための近道なのです。

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