デキる人のメールは、「CC」の使い方が違う

TOとCCの使い分け、知っていますか?

2.CCにしかるべき関係者を入れる

メールの往復が続くと、話の主体者が変わっていく場合があります。たとえば、なにかの商談について話を進めていたとします。そういった場合、最初は商品の内容についての話をし、途中から予算や見積もりといった書類上の手続きに話が変わり、最後は納品となることが多いと思います。

最初はそれぞれの会社の営業同士がメールをやり取りしますが、よく取引をする会社などでは、途中から営業以外もCCに入れてやり取りを効率化していくことがあります。

CCに入れることで効率化が図れる

当然ですよね。メールを営業が受け取って、内部の関係者に確認取って、そこから経理に見積もりや請求書を転送する。これだけで半日以上経過してしまいます。最初の取引から社内の関係者を全員CCに入れたら驚かれてしまいますが、実績のある取引先なら、関係者全員をCCに入れたほうが話が早いわけです。

件名:5月分の請求書の確認
TO:東洋経済オンライン営業部 鈴木様
CC:経理 渡辺様
※渡辺様にもご返信いただきたい内容があります

 

こうしておけば、外出先でメールを見た営業の鈴木さんは、自分が返事すべき内容は自分で返信したうえで、経理に関しての返信は渡辺さんがやってくれると安心して営業活動に専念できるわけです。もちろん、メール本文文末で誰に返信してほしいかを繰り返すことは言うまでもありません。

また、やり取りが進むことで、話題が分岐するときもあります。とある会議の話をしていたはずが、そのままプロジェクトのアジェンダ設定につながっていったりする場合です。その場合、会議の参加者と議題を考えるメンバーは必ずしも同じではありません。

そういった場合は、次のメールからCCを変えることを明記してから、件名を変えて新しいメールとすべきです。自分には直接関係ないメールを送り続けられるのは苦痛以外の何物でもありません。

件名:5月の定例会議スケジュールの連絡
TO:東洋経済オンライン編集部 高部様
CC:佐藤様、高橋様、渡辺様

 

件名:5月の定例会議アジェンダ整理
TO:東洋経済オンライン編集部 高部様
CC:佐藤様
※高橋様、渡辺様はこのメールはCC外しております

 

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