新入社員は、絶対にメールへの返信が必要だ

先輩も要注意!ビジネスメールの基本

プライベートではOKでも、ビジネスシーンではNGとなるメールの送り方もある(写真:tsuppy/PIXTA)

社会人になり、本格的に仕事をするようになると、毎日多くのメールに目を通したり、送ったりするようになる。メールなら学生の頃からたくさん送り慣れているかもしれないが、プライベートではOKでも、ビジネスシーンではNGということは少なくない。場合によっては、気づかぬうちに相手を激怒させていることもある。

ビジネスメールの基本的な作法を知っている人でも、意外とやってしまいがちな間違いがある。よくあるミスをまとめたので、ぜひ参考にしてほしい。

24時間以内に返信することが必要

NG1:返信しない

返信を求められたメールは返信をするけど、求められなければ返信しないで、見て終わり――。自動的に既読と表示されるLINEに慣れているせいかどうかは分からないが、そんな人は少なくないようだ。

しかし、返信しないことで、相手をイラつかせていることは案外多い。最悪なのは、資料の送付などこちらから頼んだことをしてもらったのにお礼の一言も返さないこと。「この人の頼みごとは二度と聞かない」と思われても仕方のない行為だ。

また、会議やアポの日時などの連絡事項でも、「確認しました」の一言がないと、相手は本当に伝わっているのかどうか、不安に思うものだ。簡単でもかまわないので、どんなメールでも一度は返信するように心がけていれば、相手をイラつかせることは減るだろう。

一般的には24時間以内に返信することが必要だと言われるが、上司への確認が必要などで、返信できない場合もある。そうした時は、メールを確認した旨と、「明日18時までにはご返答いたします」と、返信日時の目安だけでもいいので、メールを返すようにしたい。

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