新入社員は、絶対にメールへの返信が必要だ

先輩も要注意!ビジネスメールの基本

NG2:都合を聞かずに頼みごとをする

何か頼みごとをするときに、相手の都合を聞かずに、「◯日の×時までにご返答ください」などと、一方的に頼みごとをする人がいる。敬語を使っていたとしても、これはマナー違反。ビジネスパーソンは誰でも忙しく、あなたの都合に合わせて動けるとは限らないからだ。さらに、「なるはや(=なるべくはやく)でお願いします」などと時間指定もなく、急かしたりすると、相手を怒らせる最悪のコンビネーションになる。

お願いごとをするときは、「ご返答をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか?」などと質問調にするのが、基本。「お手数をおかけいたしますが」「お忙しい中、恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れると、文章がよりやわらかくなる。

あおる件名、簡素過ぎる件名はダメ

NG3:【至急】【緊急】であおる

頼みごとをするメールの件名に、【至急】【緊急】などをつける人がいる。相手にいち早くメールを見てもらい、対応してもらいたいから、このような書き方をするわけだが、マネしてはいけない。「あなたの都合は知らないけど、とにかく、自分のために、早くこの仕事をやれ」という自己中心的な態度が見えてきて、相手を不愉快にさせるからだ。

また、至急といいながら、大して急ぎでもないメールを送ると、オオカミ少年だと思われ、信じてもらえなくなる。件名だけでなく、文中でも同じだ。「至急」「緊急」を多用するのは慎もう。

どうしても急ぎの頼みごとをするなら、「できれば◯日までにお願いしたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。ご相談させてください」などとメールした上で、電話をして相手と相談するのが適切な対応だ。

NG4:件名がシンプルすぎる

「重要」「ご連絡」「お願い」など、件名が簡単すぎるメールは、意外と相手を困らせていることがある。あとで見返す時に、探しにくいからだ。一目で見つけられるよう、件名はなるべく具体的に書こう。たとえば、この原稿の件でメールを送るなら、「東洋経済オンライン『ビジネスメール』原稿の件」ぐらい書いておけば良いだろう。

なお、これはメールに添付するファイル名にも同じことがいえる。「企画書」「データ」などと単純すぎるファイル名をつけると、受け取った人が混乱することがある。これも「0401◯×△企画書」というように、日付やプロジェクト名などを付け加えて、できるだけ具体的にしたほうが親切だ。

次ページメールで連絡を入れるリミットは?
キャリア・教育の人気記事
トピックボードAD
関連記事
  • 新型コロナ、長期戦の混沌
  • 意外と知らない「暮らしの水」ウソ?ホント?
  • 財新
  • 新競馬好きエコノミストの市場深読み劇場
トレンドライブラリーAD
人気の動画
地方スーパーが撃沈「コスモス薬品」の破壊力
地方スーパーが撃沈「コスモス薬品」の破壊力
パチンコホール「ガイア」店舗撤退で大激変する勢力図
パチンコホール「ガイア」店舗撤退で大激変する勢力図
日本人が知らない「ビタミンD」不足の怖さ
日本人が知らない「ビタミンD」不足の怖さ
「上司の品格」を疑われる、やってはいけない7つの質問
「上司の品格」を疑われる、やってはいけない7つの質問
アクセスランキング
  • 1時間
  • 24時間
  • 週間
  • 月間
  • シェア
トレンドウォッチAD
SDGsが迫る企業変革<br>ビジネスと人権

サプライチェーンの中で起きる人権侵害への意識が高まっています。欧米では法制化が着実に進展し、企業に対し人権リスクの把握と対策を求める動きが顕著に。欧米に比べて出遅れている日本企業の現状を多角的に検証します。

東洋経済education×ICT