デキる人のメールは、「CC」の使い方が違う

TOとCCの使い分け、知っていますか?

 1.TOとCCを明記する

私も常々、面倒だなあと思っているのですが、それでもトラブル回避のためには、メールの冒頭にTOが誰で、CCが誰と書きましょう。CC欄にメールアドレスが入っていたとしても、そこをわざわざ見る人は少ないと考えましょう。

TO:東洋経済オンライン編集部 高部様
CC:山田様

 

上記のように明記するだけで、3つの問題がクリアできます。

・このメールを読んでいる人たちは誰なのか
 ・このメールの主体は誰なのか
 ・このメールに返信すべき人は誰なのか

宛名は丁寧に書く

別の意味でもTOとCCは書いておくべきです。大きな組織になればなるほど類似アドレスが増え、メールアドレスを見ただけでは、誰のアドレスなのかわかりにくいことがけっこうあるのです。

社内の人をCCに入れる場合は、必ずしも「様」をつける必要はありません。ただ、呼び捨てにするのも乱暴なので、部署名や役職名を明記しましょう。そのメールが社内のどの部署にまで届いているのか、または偉い人たちが入っているかも一目瞭然になるので、一石二鳥です。あなたが新社会人であれば、これに気をつけることで、社内の組織を覚えることにもなるでしょう。

送信先が丁寧に書かれていないメールは乱暴に扱われます。みなさんも、アドレス欄を見ただけでは誰がCCに入っているのかわからず、CCを外して返信した経験がありませんか? これはCCがわかりにくいメールを書く人が悪いのです。「東洋経済オンライン各位」のような、どこに向かってボールを投げているのかわからない宛先の書き方は、できるだけやめましょう。

ただし、例外もあります。特定の誰かに返事を求めているわけではないメール、たとえば「新人歓迎会のご報告」みたいなものであれば、営業部各位という記述でも問題ありません。

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