｢あなたの会議､部下の時間を奪う"タイパ泥棒"になっていないか？｣コミュニケーションを最短化する3つの会議戦略

【対策】

報告だけの会議を撲滅するには、会議の目的を「報告」から「議論」に変えることだ。報告は事前にメールやチャットで共有しておけばいい。会議では、その報告をもとに何を議論し、何を決めるのか。それを明確にする必要がある。

たとえば、「今月の売り上げが目標に届かなかった」という報告があったとしよう。報告だけの会議では、そこで終わる。いっぽう、議論する会議では「なぜ目標に届かなかったのか？」「来月はどうするのか？」「誰が何をするのか？」を話し合う。この違いが、組織の成長スピードを決めるのだ。

第2位：目的のよくわからない会議

目的のよくわからない会議は、会議参加者に「今日の会議はどんな目的で参加されるのか？」と尋ねればすぐに判明する。だいたいが「野暮なこと聞かないでくださいよ。呼ばれたから行くだけです」と答えられてしまう。

主催者ではなく、参加者に尋ねることだ。すると、目的もわからずに「呼ばれたから参加する」「毎週月曜やってるから会議室へ行く」という人が膨大にいることがわかる。

【特徴】

この手の会議には、明確なゴールがない。何を決めるのか、何を共有するのか、何を議論するのか。それがまったく見えないまま、時間だけが過ぎていく。目的も知らずに1時間も2時間も会議室へ足を運ぶ中間管理職はとても多い。

【対策】

会議を招集する際には、必ず「会議の目的」を明示する。「この会議では、新商品のプロモーション戦略を決定します」「今月の課題を洗い出し、来月のコミットメントリストを策定します」といった目的を、会議の招集メールや議題に必ず記載する。そして、参加者全員がその目的を理解しているか、会議の冒頭で確認することだ。

第3位：ネクストアクションを決めないまま終わる会議

会議は「連続ドラマ」のようなもの。冒頭必ず、前回の振り返りをしなければいけない。そして終了間際には次回予告があってしかるべきだ。大切なことは会議の最中にあるのではなく、会議と会議のあいだに実践されている行動なのだから。

【特徴】

ネクストアクションを決めないまま終わる会議では、「じゃ、そういうことで」という曖昧な言葉で締めくくられる。何をすべきか、誰がやるのか、いつまでにやるのか。それが決まらないまま、会議室を出る。結果として、次の会議でも同じ議題が繰り返される。