ダメ資料が1秒で改善する｢スゴ技｣ベスト5 ｢なんとなくダメ｣な資料が劇的に変わる！

資料をあまり考えずに作っていると、同じ情報が何度も繰り返し出てくるような因数分解前の状態になりがちです。

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【図】予算申請・承認プロセスを表した資料例

【BEFORE】の資料のように文章が並ぶような場合には、因数分解が必要です。文章は主語・述語・目的語などが繰り返されることが多いので、それらを共通項として括り出しましょう。【AFTER】では繰り返し出てくるCFO、管理職、社員という「人物」を左側にくくり出し、ボックスの中には「行動」のみ記載すればいいように因数分解しました。

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目指すのは1枚の資料におけるノイズ比率をできるだけ減らして、インク、用紙、ハードディスク容量、通信費、読む人が費やす時間など貴重な資源を無駄にしないことです。資料作成もある意味エコの追求に似ていますが、ノイズを少なくすることは単に資源の無駄遣いを避けるだけでなく、より本質を見えやすくするための作業でもあります。

ごちゃごちゃしていると思ったら「まずはくくれる共通項は何だろう？」と因数分解をしてみてください。

読み手に、ビッグデータの分析をさせない

エクセルで作成した細かいデータ表を、そのままパワーポイントに貼り付けている人を見掛けることがありますが、絶対にNGです。数字が小さくて読み取りにくいだけでなく、メッセージそのものが伝わってきません。データ表をそのまま提示して、分析を見る人に委ねるのは、「自分には付加価値がありません」と宣言しているようなものです。

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【図】アップロード件数の資料例

では、【BEFORE】のデータ表からは、何を「ノイズ」としてカットしたらよいと思いますか？