ダメ資料が1秒で改善する｢スゴ技｣ベスト5 ｢なんとなくダメ｣な資料が劇的に変わる！

実はこの例では数字自体がノイズです。数値を表示しないというと抵抗を感じるかもしれませんが、この場合は売上管理などと異なり、絶対値の数字を一つひとつ把握することが目的ではなく、傾向を把握することが目的なのです。

そこでまず、おおまかに「多い・少ない」がわかるよう件数を段階分けします。次に似た傾向が続く時間帯をくくります。こうすることで、1時間ずつ比較していると見えてこない傾向が見えてきます。最後はセルの色の濃淡で傾向を視覚的に訴求します。もちろん、グラフ化するのもよいでしょう。

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 【図】改善後の資料例

数値を段階分けする、時間帯をくくるという加工作業は膨大なデータに意味を見出す仕事です。これを相手に委ねてしまってはコンピュータ以下の付加価値と言えます。すべてをありのままにさらけ出すのではなく、不要なものを消し、くくり、並び替えることでデータの意味を「見える化」しましょう。

余談になりますが、あるエグゼクティブの方が、詳細なエクセル表を数値が見えるようにと、パワーポイントのスライド領域からはみ出さんばかりに拡大して貼り付けている資料を見てひと言。「ワイシャツがズボンからはみ出ているみたいでだらしないね」とおっしゃっていました。プロフェッショナルは身だしなみを整えることも重要なことですね。

その配置では、視線がさまよう

住みやすい住居はレイアウトや収納など“動線”がしっかりとデザインされています。わかりやすい資料も“視線”の流れをデザインすることが求められます。視線の流れはそれほど難しく考える必要はありません。基本的には、「上から下」、「左から右」という単純な流れを、ひとつのスライド内で統一するのです。