効率よく仕事を行うための｢上司との付き合い方｣ スムーズに仕事を断る｢とっておきの一言｣とは

私はカルチュア・コンビニエンス・クラブ（CCC）のCOOをしていたときに、一時的に私にレポートする人が87人いたことがあるのです。

そうすると1人あたりのアポの時間が20分。それを朝から晩までやっているわけです。次から次へパワーポイントをつないで、投影して、説明しようとするのですけど、なかにはパワーポイントの数がたとえば50枚とか書いてあるわけです。

それで、「ここに50枚とあるけど、20分で大丈夫？」と聞くと、「早口で話しますから大丈夫です」みたいな答えが返ってきて、20分の時間のうち19分ぐらい説明をされます。そうなると、そこで何かを決めるなんて、まったくできないわけです。

説明は持ち時間半分以下に

だいたい上司に20分の時間をもらったら、説明は10分以内です。半分以下です。半分以上の時間をディスカッションに当てるという時間構成でいかないと、絶対に通りません。どんな場合でもそうです。

上の人への説明で炎上する原因は、内容ではありません。何を言っているかわからないということで炎上することが多いのです。

そうならないための工夫として、「意思決定者が必要な5つの流れというストーリー」に沿ったこのやり方をおすすめします。

なお、このストーリーの流れを報告者に実行してもらうことで、当時CCCでは残業時間がめちゃくちゃ減り、会議の時間もものすごく短くなりました。つまり、2回3回と検討を重ねていたものが、1回で決まるようになったので、会議の総量が減ったのです。さらにパワーポイントの資料も50枚ほどつくっているのを5枚までに制限したのも、奏功しました。

上司にアドバイスを受ける際にも意識しておきたいことがあります。

すべての上司は「担当として、あなたはどう思うのか？」と聞きたいものです。自分の考えを持ったうえでアドバイスを求めるっていうことをしないと、アドバイスを求めにいったのはいいけれど、炎上するということになってしまいます。 

本当にわからないのでアドバイスを求める場合でも、「〇〇ということじゃないかと思うのですけど」という程度のアイデアは持っていったほうがいいと思います。手ぶらで行かないということを意識してください。