｢スタンプ締め｣にモヤッとする上司と若者の溝 長文の｢ビジネスメール｣はもう古いのか？

もっと相手に話をさせたいなら、リズムを意識して話す量を減らそう。サクッと質問して、サクッと答えてもらうのだ。

「先日の会議で、部長から営業支援システムの説明があったよね？」

「あ、はい。ありました」

「導入の目的は理解できた？」

「ええっと……。はい。営業の生産性アップだったと思います」

「そうそう、そうなんだよね」

「部長、すごく熱く語ってましたね」

「何年も前から、あのシステムを導入したがってたからね」

「そうなんですか」

「あのシステム、使ってみた？」

「はい。少しだけ使いました」

「わからないこととか、使い勝手が悪いこととか、ある？」

「あ、実は、必須項目が多いですよね……。それが、ちょっと」

このように、短い言葉で質問を繰り返せばいい。柔らかいトーンでリアクションをし続ければ、あまり話をしない人も、リズムに乗ってドンドン話してくれるようになる。

しかし、話し手が【3】とか【4】しか話さないのなら、相手も同じぐらいの分量の話をするようになっていく。なぜなら、リズムに乗せられていくからだ。

【3】→【2】→【4】→【3】→【3】→【3】→【4】→【3】→【2】→【4】→【3】→【3】→【3】→【3】→【2】……

まさに会話が「弾む」とは、このことなのである。

なぜチャットのほうが会話が弾むのか？

テキストベースのコミュニケーションもそうだ。ビジネスメールよりもビジネスチャットを使ったほうが「会話が弾む」。

メールだと、読んだ後、すぐ返事したいという気にならないときがある。なぜなら、ビジネスメールのスタイル上、どうしても書く文章が長くなるからだ。

「もう少し、時間があるときに返信しよう」

こう思ってしまいがちだ。

とくにビジネスチャットに慣れてしまうと、その思いが強くなる。チャットなら、スマホでも入力できるテキスト量でいいのだから、メッセージを確認した瞬間に返信しやすい。

サクッと見て、サクッと返す。この「サクサク感」を味わえるのだ。

それに、熱量という要素も味方につけられる。

メッセージを送った側は、しばらく熱がある。そんなときに、すぐ返事がもどってきたら、送り主の熱量はさらにアップし、またすぐにメッセージを送ることになるだろう。すると、向こうもまた気分が乗っているときに返信したくなる。

チャット上で熱のこもった会話ができるのも、こういった「サクサク感」のおかげだ。

映画鑑賞、音楽鑑賞なら賛否両論もあるだろう。しかし「タイパ」「効率」を考えたら、短く、必要なものだけに絞ったコミュニケーションのほうが効果が高い。効率だけではないのだ。