うんざりな「ムダ会議」をやめる具体的な方法 メンバーごとに役割を分け会議を有意義なものに

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(写真:takeuchi masato/PIXTA)
ビジネスパーソンへのアンケートでムダな業務を聞くと、必ずといっていいほどランキング上位に入るのが「会議」。会議再生屋として多くの会議に参加してきた高橋輝行氏は、ほとんどの会社が会議において社内の「頭(リソース)」を使えておらず、そのことが会議をつまらなくする原因であると説明する。つまらない会議をどうすれば有意義なものに変えることができるのか? そのポイントを高橋氏の著書『メンバーの頭を動かし顧客を創造する 会議の強化書』から事例を上げつつ紹介する。

「今日こそ決める!」はずが…何も決まらない会議

あるシステム会社の新サービス企画のオンライン会議前日のことです。プロジェクトリーダーから夜中に「明日の朝は企画内容を決めたいので、事前に添付の資料を読み込んできてください」と資料が添付されたメールが送られてきました。

また、アジェンダとして、
1.企画内容の説明10分 
2.企画内容について議論40分 
3.まとめ10分
 と付記されていました。

アジェンダの内容に違和感がありましたが、ここで返信すると混乱を招くと思い、そのまま翌朝の会議に参加しました。メンバーは資料を読み込んでおり、会議で活発に意見は交わされましたが、企画内容は結局決まりませんでした。

私はリーダーから「今日は決める気で会議に臨んだのですが、どうして決まらなかったのでしょうか」と聞かれ、「メールには決めたいと書かれていましたが、何を決めるのかまったく想像できませんでした。企画のここのイメージを固めたいから、誰に何を考えてきてほしいとアジェンダで依頼すべきでした」と伝えました。

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