うんざりな｢ムダ会議｣をやめる具体的な方法 メンバーごとに役割を分け会議を有意義なものに

さまざまな会議本には、「会議をする前にアジェンダを共有しなさい」「会議の時間は1時間以内に」 といったことが書かれていますが、重要なのはこのような外形的な決めごとではありません。

会議で重要なのは、ゴールを定めてそこに到達するために考えるべきことと、役割を提示することです。これは受け手側に立って考えてみれば当たり前のことで、「会議で何を作るために、自分はどのような役割で何を考えておけばいいか」をメンバーが把握すれば、会議でこちらが意図したことを考えてもらえるようになります。

会議とは、芝居に似ているところがあります。芝居にはストーリーがあり、役者は割り振られた配役を演じます。そして、役者は芝居に入る前に、舞台全体を想像しながら自分が演じる役を膨らませます。

これと同様に、会議には方針・企画といったストーリーがあり、メンバーは「理想を考える役」や「現実解を考える役」、「推進役」といったそれぞれの役割を意識する必要があります。そして、「次の会議では、この点についてのイメージを固める」というゴールを認識しながら、それぞれが自分のアウトプットイメージを膨らませるのです。

これを私は「3つの頭を使い分ける」と言っています。

（出所）『メンバーの頭を動かし顧客を創造する 会議の強化書』

アジェンダを正しく書き換える

この考え方に従って先ほどのアジェンダを書き換えると、

● 明日は「商品の中身」と「ネーミング」を固める会議を行います。

● メールに添付した私の案をベースに、Aさんは中身について、Bさんはネーミングのアイデアを膨らませてもらえると助かります。

● 進め方は、本案のイメージのすり合わせを5分、それぞれのイメージを固めるディスカッションを20分、次のアクションと宿題の確認を5分の計30分（最大1時間）を予定しています。

となります。