「エクセル劣等生」がしてしまっている4大NG行動 総務省が推奨するデータ入力の統一ルールとは

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せっかく学んだExcelを使いこなせないのはなぜ? 「データベース」とデータ入力の統一ルールを紹介(写真:jessie/PIXTA)
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「Excelというソフトは、直感的に使えてしまいます。ゆえに、多くの人はちゃんと勉強しようとは思いません。実はそこに落とし穴があるのです」
そう語るのは、「Excel医」さん。非IT系の医師ながら、初心者レベルから独学でExcelを学び、職場では「Excelの神」とまで呼ばれるようになった人物です。
この記事では、「エクセル下手な人がしてしまっている、4つのNG行動」を、Excel医さんの著書『人生を変える Excelの神スキル』から、一部を抜粋・再構成してお届けします。

Excelを学んでも職場で使いこなせないのはなぜ?

■データ入力の統一ルール

Excelを本で学んでいく際に、Excelの基本、ショートカット、機能、関数と学んでいくことが多いですよね? 普通は、次にテーブルやグラフ、関数の組み合わせなどを学ぶ場合が多いです。

しかし、こういう場面に直面します。

「よし、Excel使えるようになった! 職場のExcelで活用するぞ!」ってことで、職場にあるExcelファイルを開きます。するとどうでしょう。本で扱ったサンプルデータなどと比べるとデータがぐちゃぐちゃで、使えるようになったはずのExcelの機能も関数もグラフ作成もうまくいきません。

「あれ、Excel本に書いてあるとおりにできないなあ」←当然です。なぜならサンプルデータは集計や加工に最適なデータベース形式になっていて、職場のExcelはデータベース形式になっていないからです。

(出所:『人生を変える Excelの神スキル』)

テーブルやグラフと学び進めていくことも、必ずしも否定しませんが、私はあえて、次はデータベースについて学ぶべきだと思います。

データベースとは「集計しやすいように整っているデータの集まり」のことです。

このデータベースを作る際に大事になってくるのが、データ入力の統一ルールです。

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