｢人間関係が良好な人｣がやってるメールの書き方 思いを上手に伝えるための｢ひと言添え｣
（写真：takeuchi masato／PIXTA）
年末年始は、ご挨拶、お礼など、手紙やメールをやり取りする機会が多いもの。ただ改めて文字で伝えるとなると、どんな言葉で気持ちを伝えればよいのか、どう書き出していいのか、迷ってしまいますよね。「最初のひと言が浮かべば書けるのに」「締めのひと言が浮かばない」という方は多いものです。たったひと言、されどひと言、というわけです。
コミュニケーションが上手な人は、この「ひと言」をうまく使っています。その「ひと言」があることで、ビジネスシーンでの固いメールも柔らかな印象になり、その方の本当の想いや、人柄が伝わるので、心の通ったやりとりに変わりますし、年賀状やお礼、挨拶状といった儀礼的になりがちな文章も温かみを帯びてきます。「心が通じるひと言」があるかないかで、人間関係は変わるのです。
そこで、思いを上手に伝え、人間関係を良好にする「ひと言添え」の3つのコツを『心が通じる ひと言添える作法』の著者、臼井由妃氏に聞きました。
コツ① できる人はメールに「ひと言」ことわりを添えている
デジタルツールは送る側も自由なタイミングで書くことができますし、読む側も自分のタイミングで確認できるため、本当に便利。しかし、便利さゆえに用件だけのやりとりになってしまいがちです。大量のメールが送られてくると時間がないなか、対応しないといけませんから「〜しておいてください」「了解」といった効率重視で味気ないやりとりになっている方もいることでしょう。せっかくやりとりをするのですから、心を伝えたいですよね。
それには、相手を思いやるひと言を、1つ入れることが大切です。たとえば、以下のような感じです。
●一刻も早く伝えたい事柄の場合
「取り急ぎ、用件のみで失礼いたします」と、緊急のため用件だけになってしまうことを申し訳なく思っていると、あらかじめ伝えます。
●連絡や報告の場合
「いつもお世話になります。先日お会いしたとき、風邪をひいていらっしゃいましたが、その後、いかがですか？」「この間は大丈夫だった？」などと、気遣いのひと言を冒頭に記してから本題に入ります。
●本文が長い場合
「何かとお忙しいとは存じますが、くれぐれもお体に気をつけてくださいね」と、相手への思いやりを表したひと言で締めます。あるいは、「もうすぐお誕生日ですね」と、相手への関心の高さを示すのもいいでしょう。「追伸」「P. S.」という形で加えると効果的です。
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