なぜこのようなパターンに陥るかというと、プロジェクトメンバーはプロジェクト内の定例会議に出たくない、という心理状態になっているからです。
朝会や進捗報告では、基本的にいい報告はあまりありません。炎上しているので進捗も順調でないことが多く、課題も多いからです。そのような報告は気持ちも前向きになれず、できれば避けたいと思ってしまいます。それ自体は通常の心理的反応でしょう。
そして、そこから逃げるように「お客様との会議が入った」とか「急な作業が入った」などという理由、ある意味「言い訳」により、出なくてもいい状態を作ります。こうした発言が散見されるようになったら黄色信号です。
そしてこのまま定例会議が消えてしまうと、プロジェクトはまた悪化の道をたどることになります。前述したように、リカバリをするために必要と決めた定例会議です。必ずやり続けなければいけません。
牽制と日時変更
こんなときに取るアクションは2つです。
1つ目は、「なぜ出られないのか」「なぜ定例があるとわかっている時間に別の会議を入れるのか」とチクチクいうことです。
つまり、決めたルール、規律を守らないことに対して牽制するのです。この牽制を入れておかないと、それに甘んじて「参加できない」メンバーが増えていってしまいます。まさに「割れ窓理論」です。そして、野球の野村克也元監督がいったように「弱いチームは規律が甘い、乱れている」といった状況になっていくのです。
もう1つは、定例会議のスケジュールを変えることです。メンバーにとっての不可抗力でお客様との定例会議がバッティングしてしまうことも実際にあります。そのような場合は、こちらの定例会議のスケジュールを柔軟に変更しましょう。
炎上リカバリでは、少なくとも火が小さくなるまでの間は、やると決めた定例会議は絶対にやりきることが重要です。
出られないメンバーが定着してきたら、出られない理由が言い訳に近いものなのか、あるいはお客様の都合による不可抗力なのかを見極め、必要な定例会議が消えないようにしてください。
