会議が始まってから「会議のテーマ」を議論したり、その「会議のゴール」が決まっていない状況で会議が始まったりするケースがよくあります。また、議論をするために必要な「準備が十分でない」ことも多いです。
それがどんな会議になるかというと、参加しているほとんどの人が「この会議、ムダだなぁ」と感じる会議になります。
火消しリーダーであるあなたは、このような会議が始まってしまったら開始30秒で終わらせてしまいましょう。「会議をするための十分な準備ができてないから、リスケしよう」といって終わらせてしまうのです。
みんながムダだと思っている会議を続けると、参加している人の時間をムダに使うことになりますし、精神的なストレスを高めることにもなります。
ただし、終わらせるときにそのまま解散してしまうと、次回の開催までに時間が空いてしまうことが多いので、必ず次回のスケジュールを決めてから解散しましょう。その場で決められない場合は、スケジュール調整する人をアサインしてください。
そして、次回までに誰が何の準備をするかを明確にします。これで、次回は準備不足の会議が始まることがなくなります。
効果はプロジェクト全体に波及する
30秒でムダな会議をやめると、プロジェクトにいい効果が表れます。
1つは、目先のムダな時間がなくなるということです。炎上プロジェクトではムダな時間はできるだけ排除しておきたいものです。
もう1つは、リーダーの評価が上がります。みんながムダだと思っている会議をスパッと終了させられるリーダーである、という評価を得られます。会議だけでなく局面局面で的確な決断ができるリーダーだ、というように思われるのです。
また、次第に会議の質が上がっていく、という効果もあります。これは即効的なものではありませんが、「会議の準備をしっかりしなければ」、という意識が植え付けられるからです。
実際に私は、それぞれのプロジェクトで「今度の会議ですが、準備が十分でないのでリスケさせてください」とあらかじめいわれることが増えるようになりました。リスケするときは開催前にリスケができて効率的ですし、意識が高まることでリスケ自体も減っていきました。
