要領よく仕事をこなす人の｢ホウレンソウ｣のコツ 同じ報告しても質問攻めに遭う人遭わない人の差

例えばプロジェクトの計画書を作ってほしいと頼まれたら、計画書の目次レベルができた段階で「このような流れで大丈夫ですか？」「スケジュールは『今後検討』でよろしいですか？」などと相談しておきます。

そうすればその場で「これでいい。この流れで続けて」「ここは省いて」などの指示を仰げますし、後日の大きな方向転換を避けられます。さらには「これなら昨年の事例が参考になる。◯◯さんに聞いたら、情報を持っているかもしれない」など作業負荷の軽減につながる情報ももらえるかもしれません。

問題が発生した場合も同じです。

状況が進行してからホウレンソウしていたのでは、深刻度が増し、手遅れになってしまいます。何より早め早めの報告が重要です。仕事がデキる人というのは、つねに早め早めに動く人です。

トラブルが発生した時点で第一報を報告しておくと、報告を受けた側は最短で問題を認識できますし、その後のあなたへの対応方針を指示することができます。

ある外国人経営者が「悪い話は昨日聞きたかった。いい話は来週でいい」という表現をしていました。彼は、悪い情報ほど先に報告しなさい、と言いたかったのです。

「今ちょっといいですか」を言い換える

ホウレンソウをしようと思って上司を目で探したら、机に向かって執務中。そんなとき、あなたならどう話しかけますか？

多くの人は、「今ちょっといいですか」と言うのではないでしょうか？

そこで返ってくるのは、「ごめん、後にして」「今はダメ」といった言葉です。これでは、数分あれば解決できるはずの案件も後回しになり、仕事が滞ってしまいます。

実は、これを避けるためのいい方法があります。それは、

「3分（あるいは1分）ください」

と言うことです。この方法をとることで、上司は必要な時間がわかりますから、圧倒的にあなたを受け入れやすい態勢が整います。

「今話しかけても、忙しいに違いない」「すぐにまた会議だろうから、今話しかけたら迷惑だろう」と気を回すのは人情ですが、こうした配慮もいきすぎると、結果として上司に迷惑がかかります。