要領よく仕事をこなす人の｢ホウレンソウ｣のコツ 同じ報告しても質問攻めに遭う人遭わない人の差

ホウレンソウでは、質問が返ってくることもあります。

例えば、あなたの報告に対して「それで、○○さんにアポイントは取れたの？」という質問が上司から返ってきたら、あなたはどう答えますか？

このとき「○○さん出張らしいんですよ」などと、理由や背景から返事をしてしまう人が多いのではないでしょうか。ひどい場合は「○○さん、さっき会ったら忙しそうで、話しかけようにもなかなかタイミングが合わなくて。部下が急に来なくなったらしいんですよ」と、さらに周辺情報に迂回する人もいます。

そんなとき、あなたの上司はこう考えています。「要するに、アポは取れたのか、取れなかったのか、別の日に決まったのか、どうなんだ！ 早く教えてくれ！」。

周辺情報は雑音でしかない

こうしたケースでは、質問者が一番聞きたいこと、つまり「アポイントが取れたかどうか」を最初に答えた後、必要に応じて周辺情報を話すようにしてください。つまり、「はい、取れました」「いいえ、取れませんでした」から答えるのです。

場合によっては、「いいえ、取れませんでした」という回答を受けて、上司が「そうか。じゃあ○○さんへは私から話そう」と別の判断を入れるかもしれません。その判断をしなければならない人にとっては、あなたが提供する周辺情報は雑音でしかないのです。

ほかにも、「何が言いたいんだ？」「どうして遅れたんだ？」といった詰問調の質問に対して、素直に「何が」や「どうして」に回答せず「すみません」と返してしまう人も多いものです。これも経験的に言って火に油を注ぐことになりかねません。

5W1Hの質問も、Yes／Noで答える質問も、聞かれたことに最初に答えるのがルールです。

仕事をしていて最も困るのが、上司やクライアントによる急な方向転換です。それが締め切り直前だと絶望的。しわ寄せは全部自分にやってきます。これを避けるための方法があります。

ホウレンソウを早め早めにすることです。

自分からチェックポイントを提案して、上司やクライアントとコンタクトを取り、つねに認識を1つにしておく。これができると大きな悲劇を避けられます。