職場で評価される議事録をつくる｢ポイント3つ｣ ｢24時間以内に作成｣｢会議を録音しない｣も重要

②ピラミッド構造で書く

次に、会議で議論された内容を構造化して整理します。議事録での構造化は、下図の左側のように「ピラミッド構造」で整理するとわかりやすくなります。情報の詳細度と要約度で構造化していくのです。それらを要素の大きいものから順に、見出し→小見出し→説明文という具合に記していきます。

そうして、縦のピラミッドで構造化したものを議事録にするときは、下図右側のように横向きにするのです。こうすることで、構造化されたわかりやすい議事録を書くことができます。

同書より

③要素は読み手にやさしい順番に並べる

議事録は読む人が読みやすい、理解しやすい順に要素を並べましょう。
例えば、開催日時や議題といった基本情報が最後に書かれていると、議事録を読みはじめてもすぐに頭に入ってきません。

いい議事録とは、読み手が、

・すぐに読める
・そして、すぐに理解できる

ものです。自分が読み手だったら、とイメージしながら、先ほどのピラミッドをそのままの順番で書くのではなく、読みやすい順序、項目として重要な順序などに並び替えるのです。

議事録は時系列に書く必要はない

議事録は、会議の時系列に書く必要はありません。会議という枠のなかで何が議論され、何が決まったかということを記録するものだからです。

議事録のフォーマットは、会社や部門、プロジェクトで定型のフォーマットがあればそれを使えばいいでしょう。決まったものがなければネット上にたくさんのフォーマットがありますので、「議事録 フォーマット」などのキーワードで検索してみてください。どのフォーマットを使うにしても、前述のポイントを取り入れて議事録を作成してみてください。

最後に、議事録のレベルをもう一段引き上げるためのワンアップ・ポイントをお伝えしておきましょう。読んだ相手に「なかなかやるじゃん！」と思われること、間違いなしです。