職場で評価される議事録をつくる｢ポイント3つ｣ ｢24時間以内に作成｣｢会議を録音しない｣も重要

①簡潔に書く

議事録は日記や小説ではないので、会話形式で長々と書くのはNGです。会話のなかで出てきたポイントを拾い上げて、簡潔に書くことを心がけましょう。箇条書きを使うと簡潔になります。文章が長くなりすぎないように、適度に区切ることも忘れずに。

②見た目を美しく

1枚の紙いっぱいに文字や図がある議事録は、読みづらくなります。改行や1行アキを入れたりして、余白（スペース）をうまく使いながら、目にやさしい議事録をつくります。番号を振って箇条書きにしたり、【 】（スミ付き括弧）などで、見出しを目立たせたりするのもいいでしょう。

議事録は時間が経つほど鮮度が落ちる

③送付は24時間以内

議事録は、会議が終わった直後から鮮度が落ちていくことを忘れてはいけません。1週間後に送付された議事録は賞味期限切れ、と言ってもいいほどです。目標は24時間以内の発信です。参加者にとっても記憶がまだ残っているうちの議事録はうれしいものですし、何よりも「おっ、こいつはできるな」と、あなたの株も上がります。

④録音はNG

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議事録作成のために、会議を録音するのはやめましょう。録音を聞くために、会議と同じ時間をまた費やしてしまうことになります。ポイントだけ聞くとしても、結局、時間はかかります。

しかし、録音をやめるべき最大の理由は、緊張感を持って集中して会議に臨むためです。録音がないと、どんな発言も聞き漏らすまいと真剣度が上がり、焦りと緊張感を持って会議に参加するようになります。録音しているからちょっとくらい聞き逃しても大丈夫と思っているのとでは、大きな違いです。

議事録作成は、決して「雑務」などではありません。たかが議事録、されど議事録なのです。

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