文章がヘタな人は説得力のある構成を知らない できるビジネス文書をつくるためのコツ3選
「説得力のある人・ない人」は何が違うのか?
僕が検証した100冊の文章術をまとめた本のうち、実に38冊に、文章の「型」の重要性が書かれていました。「型」とは、文章の流れを示すパターンのことです。
「38冊」というのは、全40のポイントの中で「2番目」に多い(つまり重視している人が2番目に多い)冊数です。
文章のプロの多くは、「頭の中に浮かんだことを浮かんだ順番で書くより、型に合わせて書いたほうが、伝わりやすく説得力のある文章になる」と説いています。
文章のプロの多くが実際に使っている型の中でビジネスシーンに向いているのは以下の2つです。
・逆三角形型……「結論→説明」。結論を先に述べる。
・PREP(プレップ)法……「結論→理由→具体例→結論」。結論を述べたあと、結論に至った理由と具体例を述べる。
この2つはどちらも、結論を先に出しているのが特徴です。
結論を先に出すメリットは、次の5つです。
(1)「この文章は何が言いたいのか」が明らかになるため、情報を的確に伝えることができる。
(2)最後まで読まなくても概要がつかめるので、読み手の時間を取らない。
(3)「一番大事な情報」を先に書けばいいので、文章の「書き出し(導入部分に何を書くか)」に悩まない。
(4)文章を短くする場合も、「後ろ」から削っていけばいいので、結論を削らなくて済む。
(5)重要な情報を最初に提供するため、読み手の関心が高くなる。
同じ話を聞いたり読んだりする場合でも、まず結論を知ってから詳細を付け足すほうが、物事の全体像をとらえやすく、細部も理解しやすくなります。
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