オンライン会議のマナーどれだけ守ってますか

今は許されても「マイナス評価」に繋がるかも

オンラインだからといって手を抜かず、お互いが気持ちよくやり取りができるよう配慮が必要です(写真:kouta/PIXTA)

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャⓇ」の大野萌子です。

仕事もプライベートもオンラインを使うようになり、今までとは違った関わり方が必要となってきました。最初はやらざるをえなくて始めたことでも慣れてくるとよさもわかってきて、汎用性も広がり、より快適な関わり方ができるようになってきた反面、気をつけなければいけないことも出てきました。

「時間・服装・環境」オンラインでの3つのマナー

ニューノーマルが確立されつつある今、関わり方を構築中の方々へ、オンラインコミュニケーションのマナーについてお伝えしていきたいと思います。

時間マナー

時間厳守はビジネスにおいて重要なこと。相手先に出かけていくとなると、迷わないよう場所をあらかじめ調べたり、交通遅延を考慮したり、受付にかかる時間を想定したりなど、時間に余裕をもって準備されることと思います。

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しかし、家にいると気持ちが緩んでしまい、時間ギリギリまでほかのことをやってしまうことはないでしょうか。まだ時間があるので、この作業をやってしまおうなどとしているうちに、うっかり約束の時間が過ぎてしまったなどの失敗はよく聞くところです。

さらに、移動がない分、アポとアポの間の時間を詰めてしまっていることも多いので、慌ててしまうことも。会議や打ち合わせなどのスケジュール管理として、音の出るタイマーをかけるなどの方策が必要です。

また、Zoomをはじめ、Microsoft TeamsやWebExなど、多様なツールが使用されています。客先のニーズに合わせると、それぞれのツールを使いこなさなければなりませんし、場合によっては、2段階の認証やパスワードなど入れることで、アクセスに思いのほか手間取ることもあります。そして、いざ入ろうとしたときに、パスワードがわからないなどといったことが起きると、思わぬ時間を取られます。

会議などの場合はほかの参加者を待たせることにもなり、印象が悪くなるほか、なによりも気持ちが焦ることで、仕事に支障を及ぼします。オンラインだからすぐにアクセスできると思わず、ある程度、事前に準備を行い、スタンバイしましょう。また、日ごろからアクセス情報をすぐに探せるように管理しておくことが大切です。

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