在宅勤務なのに｢サボれず疲弊する人｣の超盲点 休み時間を｢強制的に作る｣ことが重要だ

会議の人数が5人以上になってくると、一人ひとりの意識付けよりも、会議の進行自体に工夫が必要になってきます。具体的なお悩みと解決策を紹介しましょう。

【悩み①】話を切りだしたり、話題を変えたりするタイミングが難しい
大勢が参加し、話を切り出すタイミングや、話題を変えるタイミングが難しい、と感じられる会議には、まず会議を取り仕切る司会役を用意します。

さらにzoomなら「手を挙げる」ボタンを押した人を司会が指名してから話す、決まった順番で発言していく、といったルールを取り入れ、発言者をコントロールすることで進行がスムーズになります。

【悩み②】参加者が集中していない
映像なしで参加できる会議では、あきらかに集中していない人が出てくることがありますが、これも発言を順番に回すルールにすることで、話をしっかり聞かなければいけない必要性が増すので、集中力が高まります。

【悩み③】大人数の会議をうまくコントロールできない 
全員の発言が難しい規模の、数十人が参加する大きな会議になる場合は、適宜、4～5人程度のグループに分かれてディスカッションしましょう。

各グループの代表が意見を取りまとめる仕組みをつくることで、大人数の中でも、参加者ひとりひとりの会議への集中力を保ちながら進行することができます。

「過集中」を防ぐにはどうすればいい？

在宅勤務では「なかなか集中できない」という悩みと同じくらい、「集中しすぎてつらい」という声も多く聞かれます。オフィスと違って、オンとオフの切替えが難しいからでしょう。

かくいう私(小鳥遊)も、在宅勤務の開始当初は、ADHDの特性と、電話や他の社員との会話がほとんどないこともあり、休みなくぶっ続けで作業をしてしまっていました。

ところが、そんな私でも「ひと段落」ポイントを強く意識してToDoリストを作ることで、リモートワークにも対応できるようになってきました。

例えば、「新しい製品をすぐにでも売りたいから、発注書のひな型を作っておいて」と上司から遠隔で指示があった場合。

この2つの手順がまず思い浮かびますが、その他にも「発注者情報はどんな項目か？」「単価は？」「自社の連絡先は？」などと、確認したいことがわんさか……。それを自分だけで抱え込みウンウン考え続けてしまうと、あっという間に時間が過ぎてしまいます。