送別会を成功に導くデキる幹事の気配り8選

席次、挨拶の順番、贈り物はどうすればいい?

送別会のシーズン。幹事を任されたらどうすればよいか? (写真:Fast&Slow / PIXTA)

3月は、定年退職や転職・異動などの送別会の季節。社会人になって数年経つと、そうした送別会の幹事に任命されることがある。

ただでさえ仕事が忙しいのに、幹事なんて面倒くさい……と、思うかもしれない。しかし、打診されたら快く引き受けたほうがいいと勧めるのは、『シティバンク人事部で私が学んだ一生使える「気づかいの基本」が身につく本』(大和出版)著者で、亜細亜大学非常勤講師の関下昌代さんだ。

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「自分より年齢が上の世代の人たちとコミュニケーションをとることや、多くの人と連携しながら会の準備をすることは、必ず仕事にも生きてきます。また、余興などのために、他の部署の人に協力を仰ぐと、社内のキーマンとの人間関係を築けることもあります。経験して損はありません」(関下さん)

送別会の開催ノウハウは、先輩たちが持っているはずだが、教えてもらった内容が不十分なこともある。そこで、専門家や現役ビジネスパーソンへの取材を基に、若手幹事向けに、送別会をするときに注意しておきたいポイントをまとめた。

主役と親しい人を「代表幹事」にし、自分は裏方で活躍

1. 幹事は主役と関係の深い人・親しい人がする

送別会の幹事は、送別される主役と関係の深い人がなるのが鉄則。関係が薄い人だと、主役の好みや人間関係などがよくわからず、呼ぶ人や適切な贈り物やサプライズなどを用意するのが難しいからだ。

ただ、現実には、あまりかかわり合いの少ない主役の送別会の幹事に指名されることがある。その場合は、なるべく主役と親しい人を巻き込み、相談に乗ってもらおう。そうした人を「代表幹事」という役職に置き、表向きの音頭取り役を担ってもらえば、いろんな人が参加しやすくなる。そして実務的な幹事業務をすべて引き受ける形にするのがベストだ。

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