送別会を成功に導くデキる幹事の気配り8選

席次、挨拶の順番、贈り物はどうすればいい?

2. 主役と上司の他、確実に参加すべき人の予定も聞いておく

開催日時は、主役と上司の予定を聞いて決める。予定を聞いた後、部のメンバーに候補日をいくつか提示し、参加者が最も多い日に設定すると、スムーズに日取りが決まる。もし、ほかにも確実に参加したほうがいい人がいるのであれば、その人の予定も事前に聞き、候補日を絞っておいたほうが確実だろう。

3.参加者のアレルギーや宗教にまで気を配る

会場の店を選ぶときは、さまざまな要素に気を配る必要がある。料理に関しては、和食かイタリアンが無難だが、幹事の一存で決めずに、主役が食べたいものを聞いたほうがいいだろう。

意外と忘れがちなのは、食物アレルギー。たとえば、甲殻類アレルギーの人がいるのに、カニ料理の店に行ったら楽しめなくなる。主役はもちろん、参加者にもアレルギーがないかどうか尋ねておこう。また、外国人社員のなかには、宗教上の理由で牛や豚などを食べることができない人もいるので、そこにも気を使うべきだ。

個室か貸し切りにするのがいい

送別会は騒がしくなるので、個室か貸し切りが鉄則。正座ができない人もいるので、座敷は避け、テーブルか掘りごたつの席にする。「参加人数が多い場合は、多くの人が主役と話せるよう、あえて立食にする手もあります」(関下さん)。

予算に関しては、異動による送別会か、退職による送別会かで違ってくる。異動であれば、社内でまた会える可能性があるので、多少フランクな会になってもいいだろう。逆に定年退職など長年会社にいた人の送別会は、できるだけ盛大に執り行いたい。また、会社から補助が出る場合もある。そうしたことを確認した上で設定するといいだろう。

4.席次はあらかじめ決めておく

席次は、主役が最も上座に座り、その両横に、参加者で最も役職が上の人が座る。あとは、役職や年齢などに応じて、上座と下座に振り分ける。あらかじめ席次表を作っておけば、当日、参加者がどこに座っていいかわからない、という状況を防げる。幹事は、注文など素早くできるように、最も入口近くの下座に座ること。

5.あいさつの基本的な担当分けを知っておく

乾杯や締めのあいさつを誰がするかは、職場によっても異なるが、迷ったときのために、基本的な担当分けを知っておきたい。はじめのあいさつは、参加者で最も役職が上位の人、締めのあいさつは、2番目に役職が高い人、乾杯のあいさつは3番目に役職が高い人がするのがセオリー。締めのあいさつがない場合は、2番目の役職の人が乾杯のあいさつをする。贈り物や花束を渡すのは、主役と関係の深い人が行うのが一般的だ。

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