「会議の準備」で社会人の基礎力は見抜かれる

横書き資料のホチキス位置は、右?左?

最近は、人数分に振り分けたり、ホチキス(ステープラー)留めが自動でできる便利な複合機が普及している。まずは会社の複合機にどんな機能が付いているのか、把握しておいたほうがいいだろう。

横書き・縦書きでホチキスの位置は変わってくる

ただ、自分でホチキス留めをする場合は注意が必要だ。「資料はA4横書きが多いと思いますが、その場合は左上をホチキスで留めるのが基本です。縦書きの場合は逆の右留め。本の開き方と同じになるようにとじればいいわけです。理由は、そのほうが字の流れが連続して読みやすいから。ホチキスは資料を開きやすいように45度の角度で留めます」(大蔵氏)。

もし、A4の書類にB4やA3といった複数のサイズの資料が混じっている場合は、書類の向きを変えずに読めるように、まず、文字の向きをA4横書きにそろえ、左上をホチキスで留める。A3横のように、右側だけがはみ出す場合は、まず、A4縦の幅に合わせて内側に折り、もう一度逆に折り返すZ折りにするときれいに収まる。A3縦のように、縦横がはみ出す場合は、長い部分はZ折り、短い部分は二つ折りにする。大きさが違う資料が複数枚ある場合は、それらをひとつにとじ、別添資料にするというやり方もある。

A4横書きの文章にA4縦書きの資料が混在するといったケースでは、縦書きの1行目を上にして左上をホチキスで留めるのが基本だ。ただし、横書きから縦書き、縦書きから横書きに変わる都度、資料を90度ずつ回転させたほうがいいだろう。

もちろんこれは基本で、多くの場合、会社の独自のルールがある。典型はパワーポイントなどの場合。両面印刷の上下をそろえて帳面留めをするところもあれば、ページごとに上下を逆にして反転留めをするところもある。

「このように、コピーひとつとっても、会社によってやり方は千差万別。一つひとつ確認していてはきりがないので、『コピーは、モノクロ両面印刷で、ホチキスは左上留めでいいですか?』といった具合に、ある程度、自分で考えて、まとめて聞くことを目指しましょう」(大蔵氏)

加えて、本当にホチキスでいいのかも考えよう。たとえば資料の枚数が多ければ、無理にホチキスで留めるよりも、ガチャ玉やクリップのほうがいいかもしれないし、複数の人の資料を並べて使う場合は、クリップなどで留めるよりも、ファイルに入れたほうがいいかもしれない。つねにどれが最適のやり方かを考えたい。

すべてとじ終わったら、落丁などがないか全冊チェック。さらに、何かあったときに備えて、1部か2部余分に作っておきたい。ちなみに次のような先輩からのエピソードもある。

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