「会議の準備」で社会人の基礎力は見抜かれる

横書き資料のホチキス位置は、右?左?

たかが準備、されど準備。新人が任されることの多い会議の準備では、細かいながらも押さえておく必要のある作法がある(写真:Graphs / PIXTA)

会議室を予約したり、会議用資料を人数分コピーしたりするなど、会議の準備は、新人が頼まれやすい仕事のひとつだ。中には、取引先や会社の役員などが出席する重要な会議もある。そんな会議の準備で失敗すれば大変だ。今回は、失敗しないための会議準備のイロハについて紹介しよう。

会議準備で押さえておきたい”5W2H”とは?

先輩たちも、新人時代に大きな失敗をしている。

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「新人時代、よりによってコスト削減会議に、片面カラー印刷の資料を届けてしまい、『コスト削減の基本はモノクロ、両面』としかられた」(23歳・物流会社勤務)、「出席メンバー数を聞くのを忘れたので、とりあえず10部ほど持っていったら、出席者は50人! 焦って追加コピーをしようとしたら、古いコピー機だったためか内部が熱くなって動かなくなり、会議も中断。あのときはかなり怒られました」(25歳・流通)。

「こうした失敗が起こるのは、上司からの指示を理解していないから。言い換えれば、会議の準備で最も大事なのは指示受けです」と話すのは、パソナ ウィメンズキャリアカレッジ認定講師の大蔵あかね氏。

会議の準備を頼まれたら、5H「いつ(When)、誰が(Who)、どこで(Where)、どんな内容で(What)、なぜその会議をするのか(Why)」、さらに2H「会議の形式」(How)、「参加人数や会議の予算」(How much)を確認することが大切だ。

慣れないうちは、あらかじめメモに「いつ」「どこで」……と、項目を書いておくといいだろう。そこに答えを書き入れるようにしておけば、聞きそびれを防げる。さらに日程や開催時間、参加人数といった数字に関するものは、間違いを防ぐために、必ず復唱すべきだ。

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