｢会議の準備｣で社会人の基礎力は見抜かれる 横書き資料のホチキス位置は､右？左？

会議の準備の第一歩は、会議室を押さえること。部や課で独立した会議室を持っているケースでは不要かと思うかもしれないが、その時間に別の会合をしている場合もある。ちゃんと空いているか、確認しておいたほうが安全だ。会議が伸びることを考えて、時間は少し余裕をもって押さえておいたほうがいいだろう。

複数の会議室がある場合は、どの会議室を選ぶか、考える必要がある。プロジェクターやホワイトボードを使うなら、そうした機器を使える会議室を押さえなくてはいけないし、社外の人や役員などが加わる会議であれば、窓がある会議室や静かな会議室がいいかもしれない。最も大切なのは参加人数に合った広さの部屋の確保だ。

もちろん、社外の人をどの部屋に通すのか、どの会議でどんなOA機器を使うのかなどは、各社ごとのルールがあるので、先輩などに確認しておこう。

モノクロ・両面印刷が基本

新人が頼まれるケースが最も多く、そして失敗しやすいのは、会議用資料の用意だろう。パワーポイントなど、カラーの資料がメールで届いたときには、新人はそのままカラーでプリントアウトしがちだ。

「コピーは、モノクロで、両面印刷、もしくは1枚に2ページずつコピーする2in1での印刷を推奨している企業が多いです」（大蔵氏）。カラー印刷のコストはモノクロ印刷の数倍かかる。たとえばセブン-イレブンでは、モノクロコピー1枚10円なのに対して、カラーコピーは50円と5倍。だから基本的にモノクロを使うわけだ。両面印刷や2in1にする目的は、紙の購入や処分の節約と省資源化にある。2in1と両面印刷を組み合わせれば、さらに紙を節約できる。

「ただし、外部のお客様がいるときは、片面印刷にすることもあります。片面印刷のほうがフォーマルだと一般に考えられているからです。また、色分けした細かいグラフなどがある場合は、モノクロでは見づらいケースもあります。新人のうちは、両面印刷か片面印刷か2in1か、モノクロかカラーかは、そのつど確認したほうがいいでしょう」（大蔵氏）

小さな数字が並んでいる場合は、拡大コピーで見やすくするなどの工夫や配慮ができるようになりたい。

企業によっては、会議で使用した資料をファイルで閉じて保存するところもある。そのために、2穴を開ける場合は、穴を開けるために横書き文書なら左の余白を確保しておかなければならない。余白を開けての印刷や縮小コピーなど、いくつかの方法があるので、これも確認しておいたほうがいいだろう。

全員分をコピーする前に、試し刷りをしておきたい。コピー形式を間違えている場合もあるし、コピーのガラス面に髪の毛やホコリなどが残っていると、汚れが目立ってしまう。