ここまで、会議でバレる「二流の人の人間的故障」について論じてきた。それでは、一流の会議参加者とはどのような人なのだろうか。
「時間に遅れず」「事前準備をしっかりこなし」「感情的にならずに知的な議論をする」ことに加えて、以下の3点を強調したい。
一流の会議出席者は、そもそも「会議の目的」をきちんと理解しており、その目的を参加者全員にあらかじめ共有するものだ。
「会議の目的」が明確でなければ、そこでの議論が発散してまとまらないのは当然である。特に参加者が増えるほど、議論の生産性は「議長の交通整理」の腕前にかかってくることを忘れてはいけない。
一流の会議出席者の資質がもろに出るのが、「会議中のメモをとる態度」だ。一流の人ほど、とにかく会議中にメモをとりまくる。
彼ら彼女らはそもそも理解力も記憶力もいいので、メモをとらなくても混乱もしなければ、忘れもしないのだが、それでもすさまじい勢いでメモをとる。
このような「一流のメモとり魔」が会議に参加しているだけで、議事録が完璧で漏れがなく、会議の内容を広く共有することができるのだ。
最後に一流の会議参加者の特徴を強調すると、それはとりもなおさず「会議が行動と責任につながっている」ということである。
前述でメモの大切さを書いたが、一流の会議参加者はそのメモが見事にピラミッド状に整理されており、「アクションプラン」と「責任者」が明確に決まっているのだ。
また、皆の発言内容をその場でメモや白板に書き込み、メンバーの目線を統一しながら議論を進めるので、その人がいることによって、会議参加者の頭脳を1カ所に集め、生産的な知的グループ活動を統括してくれるのである。
さて、ここまで偉そうに、会議の出席者を一流二流と区分けしてきた。
しかし実をいうと、ほぼすべての会議に遅刻し、準備も会議の10分前に書類に目を通すだけ、頻繁に会議中に寝ており、しまいにはいびきまでかきだすという、二流、三流の恥ずかしい会議出席者の代表選手が、何を隠そう、この私である。
しかし、私のような二流の会議出席者が猛省し、働き方と生き方を悔い改めないかぎり、今日もどこかで大勢の時間を無駄にしながら、「無駄な会議」が無駄に開かれ、結論もなければ成果もない「ひとりで考えたほうがよほどマシ」という、それはそれは恥ずかしい二流の会議が、あなたの会社を「二流の奈落の底」に、コロコロ転落させてしまうことであろう。
