初めての宴会幹事に贈る｢5つのオキテ｣ 幹事の仕切りぶりは仕事の評価に直結する

選択肢となる店を選ぶとき、学生時代なら『3500円で飲み食べ放題か…安いからコレにしよう！』と安い＝良い、というモノサシを持ち出しがちだっただろうが、それは忘れよう。ぐぐっと高い年齢層がいるような会社の飲み会となると、「安い＝悪い」という印象で見られてしまう。特に居酒屋などは料理の値段のグレードが下がると揚げ物比率があがる傾向があり、胃腸の弱い中高年層からは敬遠されがちだ。必ず予算と共にグレードを上長やセンパイに確認しながら、チョイスしたい。

いずれにしても、三択によるクローズド・クエスチョンで、最も人気のあった店を予約すればOKだ。

事前下見で店の状況をつかむ

「飲み会は会議室で起きているんじゃない。現場で起きてるんだ！」とは有名な映画のセリフでもなんでもないが、どんなプロジェクトも実行されるのは現場だ。

当然、幹事も予約した店の現場を事前にしっかり下見しておきたい。可能なら一度飲みにいく。すると「オーダー後、意外と料理がくるまで時間がかかるから早めに動いたほうがいいな」「大皿料理は写真より、量が多いな」などと、当日注意すべきオペレーションを先回りでき、スムーズに場をまわすことができる。

「またこのときに事前に名刺を渡しておいて、『○日に予約した幹事です。当日よろしくお願いします』などとあいさつしておくとベストです。接触頻度が増えるほど人は親しみを感じる。つまり、少しでも顔見知りならば、当日、お店のサービスも高まる可能性が高いですからね。最悪、ランチでもいいので行っておきたいですね」（吉山氏）

当日「あ、この間はどうも。今日はよろしくお願いします」などと幹事のあなたが店長と話しているさまをみた上司などに「ほう。事前に下見していたのか、やるな」と、さりげなくアピールすることもできる。一石二鳥である。

店舗が決まったなら、決定事項を参加者全員に連絡する必要がある。このとき「日時」「店名」「住所」「店のURL」などをメールで送るのは基本中の基本。デキる幹事を狙うならば、「会場までの行き方を箇条書きで伝える」ことを付け加えてみよう。たとえば、こんな具合だ。

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①御茶ノ水駅・聖橋口を出て右へ。
②そのまま直進して、1本目の交差点を左へ。
③1分ほど歩くと、右手に「居酒屋とうよう」の赤いカンバンが見えます。
 ※「田中」の名前で予約してありますので、よろしくおねがいします。
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スマホなどを活用している人は地図アプリなどで目的地にたどり着きやすいが、ガラケーを使う人はまだまだ多い。シンプルな文字情報かつ、わかりやすい説明を添えておくことはとても大事なことだ。「相手の気持ちをおもんぱかって動く」ことは、どんな仕事にも共通する原理原則でもあるので、忘れずに。