さらに、そうすることで、会議と会議の間に5分や10分の隙間時間が生まれる。その間にちょっと一息つくこともできるし、次の会議のアジェンダに目を通すこともできる。
そのアジェンダだが、ペニーレによれば、会議の冒頭で共有することが重要である。
司会者だけでなく、会議の出席者全員でアジェンダを共有しておくことで、議論が脱線したときに軌道修正しやすくなる。議論が脱線していったときに、司会者だけでなく、ほかの出席者も脱線していることを指摘して、議論を戻すことができるからだ。
会議を効率的に進めるためには、アジェンダの共有とタイムキーピングをみんなで意識するといい。
発言しない人は会議に呼ばない
会議やイベントへの出席者数も、工夫の余地がありそうだ。日本に出張に行ったことがあるハッセは、日本でのカンファレンスをこう振り返る。
「出席者がたくさんいて驚いたよ。トップから中間管理職ナンバーワン、中間管理職ナンバーツー、秘書ナンバーワン、秘書ナンバーツーとか（笑）」
デンマーク人から見ると、日本人のイベントや会議への出席者は異様に多く見えるようだ。本当に、全員で出席する必要があるのだろうか。
イベントや会議に招集するとき、声をかけようとしているメンバー全員が本当に出席する必要があるのか、一度考えてみても良さそうだ。
また、イベントや会議に招集されたとき、本当に自分が出席する必要があるのか、立ち止まって考えてみるのも良さそうだ。イベントや会議への出席者を最低限にすることも、お互いの「タイパ」につながる。
出席者が少ない方が話が早いし、出席しない人はその分、その時間を別のことに使えるからだ。
ちなみに、デンマークでは発言しないメンバーは会議に呼ばれなくなる。会議とは意見を交わすものであり、発言しない人はいても意味がないと思われるからだ。 「本当に全員で出席する必要があるのか？」。会議を設定する前にそう自問したい。
