ウェブ会議で｢感じがいい人｣と思われるコツ 相手の画面上に映る映像と音声で判断される

非対面ツールで言えば、今やメールも欠かせないビジネスツールのひとつです。そのビジネスメールでもっとも大事なのは、相手に内容、用件がしっかり伝わること。忙しい時に、近況を長々と書き連ねたメールを読まされるのはつらいもの。長文がゆえに、用件が埋もれ、何が言いたいのかわからないメールになってしまうこともあります。

メールは簡潔でわかりやすく

そうした事態を防ぐためにも、冒頭で何をお願いしたいのか、どんな対応をしてほしいのか、目的をきちんと記述しておくこと。最初の数行で大体の内容を把握できるようにしておけば、相手の時間を無駄にすることもありません。最近は、スマホやスマートウォッチにメールを転送してチェックしている人も増えています。受信方法が人それぞれであることを考えても、なるべく短文で、簡潔なわかりやすいメールを心がけたいものです。

とはいえ、メールで対面時のようなニュアンスを伝えることは、ほぼ不可能。文字面の印象を相手がそのまま受け取るということですから、いつもより丁寧な言葉づかいを意識したいものです。また、どのようにでもとれる曖昧な表現は排除し、内容を具体的に提示すると、相手も対応しやすく、無用なトラブルを避けられます。

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それでも相手に伝わっていないように感じる場合や早く解決したいという場合は、電話で確認するのも手。電話だと相手の時間を邪魔するのでは、と躊躇する方もいらっしゃると思いますが、文字ではうまく伝わらないことも、話せば案外簡単に済むこともあります。

コミュニケーションは、相手にどう思われるかより、自分の意思が相手にきちんと伝わることのほうが重要です。特にオンラインワークでは、お互いの意思疎通が図りにくいので、「伝えたつもり」にならず、相手にきちんと「伝わっているか」確認することも大切です。

「感じのいい人」と思われるためには、まず自分のことを大切にできる「自分にとっての感じのいい自分」になることです。自分を大切にできる人は、周りの人も大切にできて、相手に対して思いやりを持った言説や行動ができます。そうした意識を忘れずに、仕事も、人間関係もうまくいく、よりよいコミュニケーション術を身につけてください。

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