ToDoリスト管理が抜群にうまくいく｢4ステップ｣ 手帳を使うのがミソ､メールはメーラーで管理

それを怠って両者の解釈に違いがあった場合、「私は○時までに済ませればいいと思っていたのです……」という言い訳は通用しません。確認しなかったあなた自身に非があり、先輩からの信頼を失うことにもなりかねないのです。このような曖昧な期限設定は、ほかにもあります。

同書より

このような曖昧表現で業務の指示を受けたら、互いの認識違いを避けるためにも、その都度、具体的な期限を数字で確認するようにしましょう。

これは、上司や先輩から依頼される仕事だけではありません。自分自身の仕事で、自分で期限を決められるものについても同様です。

自分の仕事は期限を早めに設定

例えば、「今月中旬までに終わらせよう」と期限を決めていた仕事でも、終わってみると20日になっていた、といった経験はありませんか。それを「15日までに終わらせよう」と日付で設定するのです。この5日間の差は、積み重ねると大きなものになります。

また、1つひとつの仕事に時間をかけてダラダラやることには別の問題もあります。時間をかければかけるほど、その間に新たな別の仕事が発生する可能性が高まることです。

そうすると、同時並行で取り組まなければいけない仕事が増え、それによって、1つの仕事に集中していたときよりも格段に生産性が落ち、スピードも遅くなってしまうのです。

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しかし、たとえ並行する仕事が増えたとしても、それぞれに明確に期限を設けて管理していれば、作業の優先順位をつけることができ、それぞれのタスクに集中することができます。

私たちはつい、期限を曖昧に設定して心理的な負担を軽くしようとします。しかし、ここで期限を具体的に設定しておけば、相手との信頼を築ける上に、仕事をスピーディにこなすことにもなります。事前にしっかりと期限を定めておくクセをつけましょう。