ToDoリスト管理が抜群にうまくいく｢4ステップ｣ 手帳を使うのがミソ､メールはメーラーで管理

そこで、ノートにToDo一覧用のページをつくって、すべてのToDoをそこに集約するようにしましたが、今度は発生順に書くことになるので、数が増えると期限を把握するのが難しくなり、対応順を間違えたりして、やはりうまくいきませんでした。

これらを踏まえ、私がたどり着いたToDo管理のポイントは次の2つです。
①やるべき仕事を漏らさない
②その仕事の期限管理が正しくできる

ToDo管理のツールは、それぞれの環境や好みで選んでかまいませんが、この2つのポイントは外さないようにしましょう。

数々の失敗とさまざまな試行錯誤を経て、現在、私は紙の手帳で管理する方法に落ち着いています。ここではその方法を紹介したいと思います。

手帳のタイプは、左ページに1週間ぶんのカレンダー、右ページが丸々メモ欄になっているものを選んでいます。日付ごとに予定記入欄が設けられているので、そこにその日が期限のToDoを書き込みます。ToDoは次の手順で管理します。

ポイントは、完了したToDoは取り消し線で消すことです。

文字情報が残っていると、ページを開いたときに無意識に脳が反応して認知しまうからです。反対に未完のToDoが残ったら、翌週に転記することで、改めて脳に認知させることができます。またこれにより、過去ページを開かなくてもよくなるのです。

私はこの方法で管理するようになってから、ToDoを漏らすことがなくなりました。

メールにおけるToDo管理のポイント

次に、メールで発生したToDoの管理方法についても説明しておきましょう。

メールで発生したToDoについては、前述のように手帳に書き写して管理するのは、あまりお勧めできません。タスクが大量になると、書き写すという行為自体が面倒になるからです。メールで発生したToDoは、メールで管理するのがベストです。「受信ボックス」の「未読マーク」を使って管理しましょう。

具体的なステップは、次の通りです。

メールが届くと「受信ボックス」に入ります。内容を読んで、対応が不要なメールはそのまま別フォルダに移動しましょう。その場で対応して、対応済みのメールも別フォルダに移動します。

一方、今すぐに対応できないけれど対応が必要なメールについては、メールを閉じた後に未読ステータスに戻します。何かアクションが必要なメールは、あえて未読ステータスに戻すのです。