ToDoリスト管理が抜群にうまくいく｢4ステップ｣ 手帳を使うのがミソ､メールはメーラーで管理

こうすると、「受信ボックス」にある「未読メール」が要対応のメール、ということになります。

もちろん、そこには受信したばかりで本当に読んでいない、未読メールもあります。混在はしますが、対応済みであったり、対応不要なメールはほかのフォルダに移動しているので、受信ボックスにあるメールの数は少ないはず。本当に読んでいないものはすぐにわかるので、混乱はしないでしょう。

毎日、終業前にその日のメールをすべて処理していれば、次の日からは前日以前のToDoメールだけが残っている、という状態になります。

また、「未読マーク」は初期設定では黒太字であることが多いのですが、使っているメールソフトで設定可能なら「赤字×太字」にするのがおすすめです（※Gmailでは設定不可）。

赤色は、黒のなかにあると刺激色なので目立ちます。赤太字のメールが受信ボックスに残っているのは、心理的にも落ち着きません。その気持ち悪さを逆手にとるのです。受信ボックスを開くたびに、赤太字のメールが目に飛び込んでくれば、おのずと未完のToDoが残っていることを思い出させてくれるので、早くそれを片付けてしまいたくなるでしょう。

またこの方法は、既読・未読の変更作業を頻繁に行うようになるので、下記のショートカットを覚えておくと便利です。

同書より

しかしこれらは、あくまでも期限が明確な場合の管理法です。次に、曖昧な期限設定、完了期限に幅のある場合のToDo管理についても、考えてみることにしましょう。

依頼された仕事はいつまでに終える？

あなたが先輩から「この資料作成、今日中にお願いね！」と言われたとします。さて、何時までに終わらせないといけないでしょうか。

代表的な期限は、①17時（終業時間前）、②24時（日付が変わる前）、③翌朝9時（翌日の始業時間前）の3つです。

①であれば、今日の業務終了時間の17時までに提出する。先輩はその後、少し残業して提出された資料を、今日のうちに確認するつもりかもしれません。②であれば、今日の24時までに提出してもらって、先輩は翌朝、業務の開始前に確認したおきいと考えている可能性があります。③の場合は、翌朝の始業時間までに提出してもらい、先輩は翌朝一番に確認したいのかもしれません。

「今日中」の言葉だけでも、これだけの解釈の幅があるわけです。したがって、あなたが「今日中にお願いね」と言われたら、厳密にそれが「何時」のことなのか、その場で確認しなければいけません。