今では、予定はカレンダーアプリで管理しているという人のほうが多いと思います。アプリなら、スマホやパソコンで同期ができるし、チーム内で共有すればミーティングや飲み会の日程調整もしやすいですよね。
以前は紙の手帳派だった僕も、今ではアプリで予定を管理しています。ただし、アプリで管理しているのは、社内ミーティングや、クライアント先への外出など「人との約束」だけ。「自分との約束」は、今も手帳で管理しているのです。
日曜日の夜にその週のToDoを書き込んでいくと
「自分との約束」とは、自分一人でやるべきこと、つまりToDoです。僕は日曜日の夜に、その週のToDoを手帳に書き込んでいます。すると、1週間でやるべきことが俯瞰的に把握できて、適度にペース配分しながら仕事を進めることができます。
ここまで読んで、ToDoだってアプリで簡単に管理できるじゃないか、と思ったかもしれませんが、僕には、「あえて紙の手帳に」という理由があります。それは、手帳のほうがいくつかのプロセスがあるToDoを管理しやすいからです。
例えば、今日からちょうど1カ月後に、あるクライアントさんに向けてプレゼンをすることになったとしましょう。資料を読んだり、リサーチをしたりなど、準備に1週間かかるとしたら、今から3週間後に着手する必要があります。そこで、パラパラと手帳のページをめくっていって、3週間後の日付に「プレゼン準備開始」と書き込むのです。
こうしておくと、その「3週間後の今日」までは、プレゼンのことを忘れてしまっても大丈夫。「プレゼン準備開始」の1行を見たときに「あ、やらなくちゃ」と思い出せばいいので、それまでは、ほかの仕事に頭を集中させられます。
こんなふうに、予定から逆算して、ToDoを書き込んでおく。仕事だけではありません。年末に旅行に行きたいとなったら、8月あたりのどこかに「旅行メンバーを募る」、9月あたりのどこかに「飛行機と宿を予約する」といったToDoを、前々から書き込んでおくのです。
ほかの項目にも通底することなのですが、僕には、どこか自分自身を他人のように見ているところがあります。手帳にToDoを書き込んでおくのは、「自分という、コントロールできない他人を管理する」という感覚。「この人は、大事なことをきっと忘れる」「だから、しかるべきタイミングで目につくように、先に手帳に書いておこう」というわけです。
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【新たに習慣として何かを根付かせたいときは】
