できる人は「あっ、忘れてた」をこうして防ぐ

やるべきことを漏らさない「手帳管理」のツボ

「あ、しまった。やっていなかった!」……。そんな失敗を防ぐToDo管理のポイントをご紹介します(写真:tomos / PIXTA)
周囲の仕事ができる人、速い人を見て、ある特徴に気づいたことはないでしょうか。「あっ、あの仕事、忘れてた!」と慌てていることが少ない、という点です。
外資系企業のシニア・プロジェクト・マネジャーとして、200人のメンバーを抱える木部智之氏は、仕事を絶対にやり漏らさない「ToDo管理」にはコツがあるといいます。自他共に認める“スピード狂”である木部氏に、実際にやっているToDo管理と、そのポイントについて紹介してもらいます。
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「ついうっかり」が効率を悪くする

報告書を期日通りに提出できない、見積りを約束した期日に提示できない、依頼された調査を忘れてしまった……。ToDo管理は仕事の基本中の基本ではありますが、うっかり対応が漏れてしまったり、期日を過ぎてしまったりすることがあります。

やるべきToDoを漏らしてしまうと、順調に進んでいたはずのスケジュールが台無しになります。予定していた他の仕事をさしおいて、その漏らしたToDoを最優先にしないといけなくなり、効率も悪くなってしまいます。

調査や資料作成など、一部を他の人にやってもらわないといけないToDoであれば、その人たちに頭を下げて、無理を言ってすぐにやってもらわないといけなくなり、その時間と労力がかかります。

さらに、何度も仕事を漏らしていると、上司や周りからの信用を失ってしまいます。そうなると、依頼した仕事がちゃんと進んでいるのか、依頼した通りに作業ができているのか、などとちょこちょこと“横やり”の確認が入るようになってしまいます。こうなると、横やりが入るたびに作業を止めて説明をしないといけないなど、余計な時間を費やすことになります。

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