｢メールで相手を怒らせる人｣に欠けた視点 メールのやりとりは何故｢泥沼化｣するのか

■怒りポイント①

最大の怒りポイントは、相手企業との取引を見送るという重要な案件を、打ち合わせから3週間も待たせておいて、メールのみで伝えていることです。送り手が「バタバタしていた」のは事実なのかもしれませんが、読み手としては、ほかの仕事の後回しにされ、ないがしろにされている感じが否めません。

■怒りポイント②

そもそも絵文字は、ビジネスマナーにおいてはNG。返事が遅くなってしまったことを強調したいかもしれませんが、かえって逆効果。真剣な話をしているのに、ふざけていると思われかねません。

■怒りポイント③

「実現できるかは、不透明」という表現は、感触がよくないことはわかっても、ハッキリNGかどうかを断言していません。しかも「ピンと来ない」という主観的で曖昧なワードを使っている。上司のOKが取れない理由もわかりません。

■怒りポイント④

「それでは、引き続きどうぞよろしくお願いいたします」と言われても、商談は断られているのに、何をどう、引き続きよろしくなのか、と相手の感情を刺激する。

メールの中で直接連絡する意思があることを伝える

●改善例●

この改善案では、回答までに時間のかかったこと、意向に沿えなかったことへのお詫びと明確な取引中止の文言を明記した上で、直接説明する意思があることをきちんと表明しています。でないと、一方的にバッサリ切られた感じが否めません。

さらに、状況を電話で説明する意思があることを伝えることで、経緯を知りたい相手の思いに応えることができます。もちろん、最初から直接電話という方法もありですが、電話が苦手な人も増えてきている中、メールとの2段階作戦の方が効率的なこともあります。