成果が出ない人に教えたい「仕事の断捨離」

「過剰品質」「抱え込み」はこうすれば消える

では4つのCでどんなふうに断捨離をするのか見ていきます。

やる必要がないことは意外と多い

① Cut 劣後順位=やらないことを決める

「劣後順位」とは、「優先順位」の逆です。つまり、目的と効果から考えて、やらないことを決めることです。

仕事があふれているときには、あれもこれもと無駄に一生懸命に作業するよりも劣後順位から決めたほうが成果が出やすくなります。仕事には大きなものから細々したものまでいろいろあります。3つの場合で考えるとよいでしょう。

(1)そもそもやる必要がない場合

やる必要がないことをやるなんてありえるのか?と思う方もいるかもしれませんが、実は意外と多かったりします。まずはそもそも何のために行うのかという目的の確認をしましょう。「何のために?」を繰り返すことで、やるべきかどうか判断します。

こう書くと当たり前のように思えますが、たとえばビジネス上は「○○がない」という事象があるだけで、やる必要のないことを「やるべき」となるケースが非常に多いのです。たとえば、「標準ルールが整備されてい“ない”」、「コミュニケーションの仕組みが“ない”」などです。このような「ないというだけでやることになってしまうこと」を防ぐためには「何のために?」を数回繰り返しましょう。理由が特定されれば、ほかのもっと簡単なやり方や、やめてもよい理由が見つかります。

(2)状況が変わって必要がなくなった場合

たとえば、お客様からの要望など状況が大きく変わり、今までの作業方針をガラッと変えなくてはならないような場面を考えてみてください。お客様との会議の前までは重要な仕事だったのに、会議後に必要なくなると言うことはよくある話です。このようなときは、自分からどんどん確認をしにいかないと、無駄な作業に時間を費やすことになってしまいがちです。

私はコンサルタントになった当時、マネジャーから「プロアクティブに自分から確認してね」とよく言われました。プロアクティブとは、「積極的に」という意味以外にも「事前に」「自分から」という意味があります。指示を待つのではなく、変化を事前に察知して自分から必要かどうかを確認するということを求められたのです。

新しい仕事を引き継いだ場合も、何も考えずにそのままやるのではなく、今の状況から見てやる必要がなさそうなものを見つけましょう。「前からそうだったので……」という以上の理由がないままやり続けていることはないでしょうか? 状況の変化と必要性をつねにセットで確認しましょう。

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